Письмецо в конверте, или Основы деловой переписки на английском языке

Влада Соболева

Современный мир стирает границы, по крайней мере, в бизнесе. Сегодня связи далеко за пределами Беларуси есть и у небольших компаний, и порой даже у индивидуальных предпринимателей. Это накладывает определенный отпечаток на специфику деловой переписки. В большинстве случаев она ведется на английском языке. Не будем обсуждать справедливость такой тенденции и исторические события, которые к ней привели. Достаточно лишь помнить о том, что со статистикой не поспоришь. Прекрасно, если в компании есть человек, владеющий именно языком деловых партнеров — французским, китайским, испанским и др. Замечательно, если у партнеров есть переводчик, который свободно изъясняется по-русски или по-белорусски. Но во всех остальных случаях, которых пока больше, стороны по умолчанию общаются на английском.

Стремление к глобализации продвигает и электронные формы связи. Что в общем-то понятно: вот письмо написано, а через минуту оно уже доступно партнерам в Эквадоре. Бумажный же эквивалент даже курьерской почтой прилетит через несколько дней, а обычной и вовсе будет идти неделями, если вообще не потеряется в пути. Однако при очевидном преобладании е-мэйлов ставить крест на бумажной переписке все-таки не стоит. В некоторых ситуациях нужна и она.

Не важно, отправляете вы письмо обычной или электронной почтой. Главное — краткость. Даже если послание имеет определенную тематику и предполагает большой объем данных, они прикрепляются в приложении.

Электронное письмо, как правило, состоит из 3–4 абзацев, бумажное идеально уместить на одну страницу, ведь ваша задача — передать основную идею, побудившую написать, будь то поздравление с Новым годом или пояснение содержащегося в приложении материала.

Если ваша электронная почта имеет встроенную подпись по умолчанию, отключите ее или обзаведитесь вариантом на английском языке. То же касается любой текстовой информации на фирменном бланке компании: считается неприличным оставлять в письме партнеру информацию на незнакомом ему языке. Подчеркну: считается. Понятно, что никто, скорее всего, не будет оскорблен или возмущен этим. Но в любом случае лучше проявить излишнюю вежливость, чем скатиться в бестактность.

Не стоит доходить до крайностей, даже учитывая то, что письмо должно быть кратким. Помните, что в переписке недопустимы любые сленговые формы и сокращения слов. Иными словами, нельзя писать «I gotta» вместо «I have got to». Поэтому стремимся к компактности подачи информации, а не к сокращению количества букв.

В чистом виде деловая переписка — особый вид текста. Составляя деловое письмо как на русском, так и на английском языках, мы используем структуры, которыми не пользуемся в речи. К тому же всегда необходимо помнить о том, кому вы пишете. Если в университете или на курсах иностранного языка вам выдали памятку с деловыми оборотами, не стремитесь использовать все сразу. Это, скорее всего, впечатлит британцев. Вас поймут и те партнеры, которые хорошо знают британскую версию английского языка. Американцы, в свою очередь, предпочитают менее официозный вариант, хотя все равно вежливый. А вот если ваш адресат не является носителем английского языка, стоит выбрать упрощенную форму. Здесь помогает простое правило: используйте те слова, ради которых вам не нужно лезть в словарь. Не бойтесь того, что текст будет не слишком художественным — вы не роман пишете. Получатель отправления, который, скорее всего, знает английский язык на вашем уровне, наверняка мысленно поблагодарит вас за то, что вы упростили ему жизнь.

Как и в русском, начинаем с приветствия, а точнее, с обращения. Дело в том, что приветствие в англоязычных письмах используется не слишком часто и в основном теми, кто не является носителем данного языка. Забудьте как ночной кошмар фразу «Доброго времени суток» и уж тем более не переводите ее! Нечто вроде «Good day» или «Good morning» не будет смотреться странно, но выдаст в вас иностранца (иностранцам, кстати, многое простительно, когда они говорят не на родном языке). Если так уж хочется поприветствовать, можно написать «Greetings».

Многие наверняка знают, что вежливое «Уважаемый» в деловой переписке не переводится дословно. Вместо него ставится «Dear», которое в данном случае не значит «дорогой». Далее следует указание фамилии с предшествующим титулом. Чаще всего это незатейливое «Mr.» для мужчин и «Ms.» для женщин (если не знаете наверняка, замужем ли дама, ни в коем случае не пишите «Mrs.»; нарветесь на убежденную феминистку — обидите). Если ваш адресат обладает званием доктора в любой из наук, и вы об этом осведомлены, то вместо иного титула можно поставить «Dr.».