Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов организации

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

В настоящее время организации находят различные пути сокращения расходов, в том числе и на хранение документов. В связи с этим у них возникает острая необходимость проведения экспертизы научной и практической ценности документов, которая позволяет выделить документы, подлежащие длительному хранению или уничтожению.

В соответствии с п. 173 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, под экспертизой ценности документов понимается определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение. Таким образом, основной целью экспертизы ценности является определение ценности документов и установление сроков их хранения. Отбор документов на архивное хранение осуществляется уже после указанных выше процедур.

Экспертиза ценности документов проводится с учетом определенных принципов и критериев, помогающих определить значимость этих документов. Согласно п. 48 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма предполагает оценку содержания документов исходя из исторической обстановки, в которой действовала организация, в деятельности которой образовались документы. Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места и значения в составе сложившегося комплекса документов (документального фонда) организации, а также их взаимосвязи с документами других организаций. Принцип всесторонности предполагает оценку документов с точки зрения отражения ими различных сторон материальной и духовной жизни человека и общества. Необходимо отметить связь анализа «всех сторон» документа как «всех факторов» действительности, выделение главных, существенных в их единстве, взаимосвязи с другими документами.

Основными группами критериев при проведении экспертизы ценности являются критерии происхождения, содержания, внешних особенностей документов (п. 49 Правил работы архивов).

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы);

· значимость выполняемых организацией функций;

· роль и значение гражданина в государственной деятельности, развитии науки, культуры и других областях общественной жизни;

· время и место образования документа.

Например, документы, образующихся в деятельности уникальных (единичных) организаций, имеют большую ценность в сравнении с документами однотипных (массовых) организаций. С точки зрения истории организации документы, созданные в ранний период либо на ключевых этапах ее деятельности, имеют особую ценность.

К критериям содержания относятся:

· значимость события, отраженного в документе;

· значение информации, содержащейся в документе;

· повторяемость информации документа в других документах;

· вид и разновидность документа.

Например, документы, отражающие знаковые события в деятельности организации (создание, переименование, реорганизация и др.), имеют особую ценность. Если событие или информация находит отражение во множестве документов, то необходимости в хранении всего массива документации нет. Как правило, организационные и распорядительные документы имеют наибольшую ценность, поэтому и сроки их хранения нередко больше в сравнении со сроками хранения справочно-информационных документов.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

· подлинность документа;

· юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

· наличие резолюций, помет;

· особенности передачи текста документа;

· особенности материальной основы документа;

· физическое состояние документа.

Например, отсутствие на документе необходимых реквизитов, придающих ему юридическую силу, может поставить под вопрос допустимость передачи такого документа на архивное хранение. В случае же, если будет установлено, что документ является подделкой, передача его на архивное хранение является недопустимой. Также более приоритетными в качестве объектов архивного хранения рассматриваются ксерокопии факсовых документов, поскольку оригинальные факсовые документы подвержены быстрому выгоранию.