Вы спрашивали…

На вопросы отвечает Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Как правильно оформить почтовый адрес на угловом штампе организации?

В соответствии с п. 33 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, состав реквизитов углового штампа, порядок их оформления и размещения должны соответствовать порядку размещения и оформления реквизитов бланка. Инструкция по делопроизводству устанавливает 2 вида бланков — общий и для писем и допускает изготовление бланков третьего вида, разработанного на основе общего, — для конкретного вида документов (например, для приказов по личному составу). Только на одном из них оформляется реквизит «Почтовый адрес отправителя» — на бланке для писем. Соответственно штамп, на который будет нанесен почтовый адрес организации, используется для исходящих документов (в некоторых организациях его используют для внешних справок) и к нему применимы требования, установленные для оформления бланка для писем. В частности, п. 43 Инструкции по делопроизводству предписывает оформлять почтовый адрес отправителя в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. В настоящее время в Республике Беларусь действуют Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111. В соответствии с данным нормативным правовым актом реквизит «Почтовый адрес отправителя» должен содержать следующие элементы (сверху вниз):

· наименование организации;

· название улицы, номер дома (при наличии — корпуса, офиса);

· почтовый код (индекс);

· название населенного пункта, в котором находится доставочное отделение, обслуживающее адресата;

· название района (если населенный пункт не является областным или районным);

· название области (если населенный пункт не является областным).

Хотелось бы напомнить, что в соответствии с п. 30 Инструкции по делопроизводству бланк для письма (а соответственно и штамп, воспроизводящий его реквизиты) во всех организациях независимо от формы собственности должен изготавливаться на 2 языках — белорусском и русском.

Что такое объем документооборота? Как и для чего производится его подсчет?

Объем документооборота — это количество всех документов, вошедших в организацию (входящих) и созданных в ней (исходящих и внутренних).

Подсчет объема документооборота производится по регистрационным формам. При этом за единицу подсчета принимается 1 экземпляр 1 оригинала документа (то есть без учета копий; если документ составлен в нескольких экземплярах, имеющих равнозначную юридическую силу, он все равно считается как 1 документ). Все приложения к документу считаются вместе с ним (то есть как 1 документ).

В соответствии с п. 144.2 Инструкции по делопроизводству входящие документы и те, которые созданы внутри организации, считаются отдельно; также отдельно подсчитывают документы по обращениям граждан. Подсчет объема документооборота может производиться как по всей организации, так и выборочно (например, по структурным подразделениям или определенным группам документов).

Объем документооборота является одним из решающих показателей при установлении структуры и штатной численности службы ДОУ, он наглядно демонстрирует степень загруженности службы ДОУ и отдельных работников, позволяет наиболее оптимально выбрать технологию работы с документами.

От частого использования гербовая печать нашей организации сильно износилась. Каков порядок уничтожения старой гербовой печати и получения новой?

Порядок изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь определен Инструкцией о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189. В частности, п. 7 данного нормативного правового акта определяет, что организации изготавливают гербовые печати без получения разрешений на изготовление этих печатей.

Для изготовления новой печати в связи с износом старой организация предоставляет в граверно-штемпельную мастерскую следующий пакет документов:

· заявление, подписанное руководителем организации, с указанием оснований обращения за изготовлением печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь;

· эскизы печатей в одном экземпляре, подписанные руководителем организации;

· документ, подтверждающий право на товарный знак (знак обслуживания) в случае размещения в печати товарного знака (знака обслуживания);

· оригинал устава (учредительного договора — для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора) со штампом, свидетельствующим о проведении государственной регистрации;

· документ, подтверждающий право использования изображения Государственного герба Республики Беларусь, при отсутствии в уставе (учредительном договоре) указания такого права.

Изношенную печать необходимо сдать в орган внутренних дел Республики Беларусь по месту нахождения организации, приложив заявление и оттиск печати. В соответствии с п. 11 Инструкции уничтожение гербовых печатей осуществляется уполномоченным сотрудником ОВД в присутствии представителя организации с последующей выдачей квитанции установленного образца.

Ответы на остальные вопросы размещены в полной версии журнала
оформить подписку на журнал