"Секретарское дело" № 08/2015 |
Ведение делопроизводства в организации наряду с документированием информации и организацией документооборота включает также хранение документов. Выделяются 2 этапа хранения документов: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов в течение их практического использования до проведения экспертизы ценности и передачи на архивное хранение либо уничтожение. Документы, срок хранения которых превышает 10 лет, подлежат архивному хранению в архиве организации. Пунктом 213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, установлено, что с момента заведения и до передачи в архив или уничтожения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования. Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления. На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При формировании дела необходимо соблюдать следующие правила: · в дело должны помещаться только исполненные документы; неисполненные документы хранятся в рабочей папке исполнителя; · в дело помещаются только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел; · приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся; при большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома; · документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения должны группироваться в дела раздельно; · в дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел; · в дело включается только один экземпляр каждого документа; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; · дело должно содержать не более 300 листов (4 см); если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома; · документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса) последовательности и в их сочетании. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются. Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством. При заведении дела в делопроизводстве должна быть оформлена его обложка в соответствии с номенклатурой дел. При заведении дела на его обложку выносятся: · наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного); · наименование организации (полное наименование в именительном падеже согласно уставу (положению) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного); · наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении); · индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; он состоит из индекса раздела номенклатуры дел (как правило, структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах этого раздела); · заголовок дела (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел); · год, в котором заводится дело; · срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения). При необходимости в надписи на обложке вносятся уточнения: · если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки; · в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносят их номера, если эти дела разбивают на тома.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
|
Пн-Пт с 8:30 до 17:30
ООО «РегистрМедиа»
УНП 192032301
р/с: BY69BPSB30123234550139330000
ОАО «СберБанк», БИК BPSBBY2X, 220114, г. Минск, Петра Мстиславца, 13.
ООО «РегистрМедиа» 1996-2023