Работа с документами на иностранном языке в общем делопроизводстве

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В соответствии с п. 69 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, языками делопроизводства в Республике Беларусь являются белорусский и русский. При направлении документов за пределы страны Инструкция по делопроизводству допускает их составление на иностранном языке, при этом не указывая на необходимость наличия перевода, подшитого в дело вместе с копией этих документов у организации-автора. Создается неоднозначная ситуация: если подходить формально, то исполнитель, составивший документ на иностранном языке, не обязан предоставлять его перевод; а если быть объективным, то лицо, ответственное за ведение делопроизводства в организации и архивное хранение документов, не обязано знать иностранный язык (если это не оговорено в его должностной инструкции).

Чтобы прийти к единому мнению, давайте вспомним жизненный цикл документа и отследим его основные этапы, которые присутствуют неизменно, независимо от того, на каком языке он был создан.

1. Создание:

· Согласование (включая внесение изменений и повторное согласование);

· Подписание;

· Утверждение (при необходимости);

· Регистрация.

2. Исполнение (для исходящих документов — отправка корреспонденту).

3. Подшивка в дело в соответствии с номенклатурой дел организации (для исходящих подшивается копия документа).

4. Экспертиза ценности.

5. Архивное хранение или выделение к уничтожению.

Предположим, на этапах создания, согласования, подписания и утверждения документа перевод не потребуется, поскольку все заинтересованные лица будут владеть языком, на котором он составлен. Но мы помним, что исходящие, входящие и внутренние документы подлежат обязательной регистрации (кроме случаев, отмеченных в Инструкции по делопроизводству). При регистрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства в организации, записывает в учетные формы информацию о документе, включающую его краткое содержание. Естественно, для этого необходимо понимать, о чем говорится в документе, поскольку просто перенести пару фраз на иностранном языке в регистрационную форму (например, заголовок документа) нельзя: ведение делопроизводства у нас осуществляется исключительно на государственных языках Республики Беларусь.

Если предполагается, что документ будет поставлен на контроль, его данные вносятся в регистрационно-контрольные формы. Для осуществления надлежащего контроля исполнения документа лицо, ответственное за контроль исполнения документов в организации, должно иметь полную информацию о нем. То есть фраза исполнителя «Я тебе сейчас скажу, о чем здесь говорится» в данном случае не подходит, поскольку в тексте могут быть какие-то важные нюансы, упущенные «переводчиком».

Далее мы подходим к такому этапу, как помещение исполненного документа в дело. Согласно п. 168 Инструкции по делопроизводству документы подшиваются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. Графа 4 НД «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню» должна содержать сроки хранения всех дел, внесенных в НД. При оформлении обложки дела на нее выносится не только заголовок дела по НД, но и его срок хранения. Соответственно, подшивая документ в дело, вы осуществляете первоначальный этап экспертизы ценности документа — определяете его срок хранения. Согласитесь, достаточно сложно правильно определить, в какое дело должен быть подшит документ, если представление о его содержании весьма смутное. Как результат, возрастает вероятность ошибки и утраты документа.