Секретарь: работа над ошибками

Ольга Градинар

Не ошибается, как известно, только тот, кто ничего не делает. Но ошибки бывают разными. На одних мы учимся и благодаря им приобретаем опыт, а другие дискредитируют нас как профессионалов и создают у окружающих, мягко говоря, искаженное представление о наших умственных способностях. Как раз о таких ошибках мы и поговорим сегодня.

Постарайтесь не уподобляться героиням статьи — и будет вам уважение коллег, начальника и всех, с кем вам приходится сталкиваться в процессе работы.

Однажды я наорала на секретаршу…

Вы только не подумайте, что ваша покорная слуга — натура склочная и склонная к истерикам. Более того, я вообще крайне редко повышаю голос, особенно на работе. Да и о том, что в «Секретарском деле» на употребление пренебрежительного слова «секретарша» наложено строжайшее табу, помню прекрасно. Но в тот раз я именно наорала. И именно на секретаршу. Потому что назвать эту девицу секретарем (а уж тем паче, помощником руководителя, как она сама себя гордо именовала) просто не поворачивается язык.

А произошло следующее: мне, кровь из носу, нужно было попасть к генеральному, причем срочно — вопрос не терпел отлагательств. Но к нему, как назло, приехали важные гости, и проникнуть в святая святых возможным не представлялось. Девица, сидящая на страже в приемной, сообщила, что шеф сегодня планирует работать допоздна, посему она позвонит мне, как только посетители откланяются. Я отменила запланированное на вечер свидание и тосковала у себя в кабинете, то и дело поглядывая на телефон. Когда время ожидания превысило все разумные пределы, я позвонила в приемную, однако трубку никто не снял. Рысью промчавшись по лабиринтам коридоров, я обнаружила, что ни генерального, ни его, прости Господи, секретаря на месте нет, двери закрыты, свет погашен. Можете себе представить мое негодование?! Интересующий меня вопрос пришлось решать по телефону, на пальцах объясняя шефу, чего я, собственно, хочу и как это должно выглядеть. Назавтра с утра пораньше я вихрем влетела в приемную и рявкнула: «Ну, спасибо тебе за вчерашнее!». Да так, что с фикуса опали листья, а чайник забыл, что собирался закипать. Девица сделала большие глаза и поинтересовалась, за что, собственно, я на нее ругаюсь. Как выяснилось в ходе «беседы», она просто забыла, что я просила ее перезвонить, а потом очень торопилась, поэтому, проходя мимо моего кабинета, даже не задумалась, отчего это там горит свет, несмотря на то, что рабочий день давным-давно закончился. Я потеряла уйму времени, мне пришлось поменять свои планы и навлечь на себя недовольство шефа… А все потому, что кто-то «просто забыл».

И все бы ничего, но жертвами девичьей памяти секретаря и сотрудники, и ее непосредственный начальник становились регулярно. В итоге, после очередного приступа «амнезии», в результате которого директор пропустил важную встречу, отделу кадров было дано указание забыть продлить с секретарем контракт.

Внимательность, ответственность и пунктуальность — те качества, которыми секретарь должен обладать по определению. Недавно в описании вакансии помощника руководителя я встретила такое пожелание к сотруднику: «Работа с руководителем должна строиться по принципу «поручил и забыл». При этом все необходимо выполнять в полном объеме и строго в оговоренные сроки». Поэтому если вы, подобно героине моей истории, не можете держать в голове всю необходимую информацию, заставьте себя записывать. Все и всегда! Ежедневники, планеры, стикеры, «напоминалки» в телефоне и на компьютере вам в помощь. Параллельно делайте упражнения для укрепления памяти (в Интернете их уйма).

Экономика должна быть экономной?

Довелось мне не так давно посетить семинар в одной организации. В перерывах между выступлениями спикеров гостям, как водится, предлагали чай и кофе. Оно, конечно, кстати: в зале заседаний было совсем не жарко, а погреться и взбодриться — дело хорошее. Но вот сам процесс приготовления кофе меня несколько смутил: секретарь директора организации, принимавшей участников семинара, брала пакетики напитка «3 в 1» и делила содержимое каждого из них на 3 пластиковых стаканчика, после чего заливала порошок горячей водой из чайника. Полученный в результате напиток по вкусу мало чем отличался от обычного кипятка, и бодрящим его нельзя было назвать даже с очень большой натяжкой. Очевидно, девушка не совсем верно поняла смысл надписи «3 в 1»… В результате во время второй кофе-паузы даже самые отъявленные кофеманы перешли на чай (к счастью, секретарю не пришло в голову заваривать один пакетик несколько раз!). Я, конечно, понимаю, что сейчас многим непросто и экономить приходится буквально на всем. Но, на мой взгляд, лучше было бы ограничиться только чаем, лишив гостей возможности выбирать, нежели предлагать такую вот пародию. Ведь в результате и кофе никто толком не попил, и имидж компании пострадал.

Когда секретарь одновременно еще и рачительная хозяйка офиса — это чудесно! Особенно в кризисные времена. К слову, если как следует подумать, то всегда можно найти, на чем сэкономить без ущерба для комфорта и качества рабочего процесса. Но все хорошо в меру, даже бережливость. Согласитесь, если бы в описанной ситуации девушка ограничилась чаем, участники семинара особенно не заморачивались бы, ведь на нет и суда нет. Но подобное крохоборство выглядело как неуважение к гостям и откровенно походило на издевательство. Причем кто-то нехорошо подумал о секретаре, а кто-то вполне мог решить, что «щедрое» угощение — инициатива руководителя, и сделать весьма нелицеприятные для всей компании выводы.