От секретаря «у ворот» до виртуального секретаря: формы профессии сегодня

Влада Соболева

Профессия секретаря получила свое название от латинского secernere, что означает «выделять, обособлять». Связывают ее название и со словом «секрет». И то, и другое верно, потому что сама профессия появилась в античные времена и была очень престижной. Секретарями назывались помощники высокопоставленных чинов и аристократов. Они следили за всеми формальностями, несли ответственность за документы, знали секреты, о которых многие даже не догадывались. По сути, что знал правитель, то знал и его секретарь. Поэтому в их руках была сосредоточена особая власть, таких людей уважали и даже опасались.

В настоящее время под одним словом «секретарь» могут скрываться разные специальности, требующие особых навыков, умений и даже талантов.

Кто заседает за стойкой ресепшн?

Начнем с профессий, с которых обычно стартует секретарская карьера. Сюда приходят новички сразу после обучения — за опытом и недостающими практическими знаниями. Кто-то в первую очередь может вспомнить кофе-леди, которая только и делает, что разносит гостям руководителя чашечки с горячим напитком. Такая должность действительно существует, однако широкого распространения она не получила, поскольку держать высокооплачиваемую официантку сегодня так же выгодно, как обивать стены в коридоре банкнотами. Поэтому поговорим о профессиях, которые действительно имеют широкое распространение.

На данные вакансии обычно приглашают молоденьких девушек. Они с улыбкой встречают посетителей за стойкой ресепшн, расположенной в главном холле офиса, предоставляют информацию, перенаправляют звонки, при необходимости провожают гостя до нужного кабинета. И да, они подают чай и кофе, иногда, если имеется такая договоренность с руководителем. Эти специалисты опрятны и обладают приятной внешностью, от них требуется спокойствие, искренняя доброжелательность и стрессоустойчивость. Как правило, на этой должности они работают несколько лет, после чего либо переходят на более высокую ступень, либо меняют место работы, если не чувствуют возможностей роста.

Данные сотрудники могут, как в детской песенке, спросить: «Скажите, как меня зовут?». Однако ответить «Буратино» здесь однозначно не получится, единый ответ, кстати, вообще не подберется. Потому что все перечисленный обязанности выполняются и администратором (он же ресепшионист, но к этому слову многие пока не привыкли), и секретарем на ресепшн. Сферы их деятельности очень похожи и четко распределяются в зависимости от конкретной компании; на уровне компании определяется и то, какая должность должна быть оформлена в каждом частном случае. Так что разница здесь довольно условна. Но если черту все же нужно обозначить, за основу можно взять род деятельности компании. Секретарь на ресепшн требуется в очень крупных фирмах со штатом 100 человек и более. Он — связующее звено между отделами, нервный центр единого механизма. Клиенты, которых он встречает, — это не люди с улицы, а лица, имеющие связь с компанией на бизнес-уровне. Администраторы, в свою очередь, трудятся в фирмах, ориентированных на услугу. Это может быть салон красоты, отель, частная клиника. Они работают с постоянным потоком посетителей. Если секретарь на ресепшн думает в первую очередь о функционировании компании, то администратор сосредоточен на благе клиента. Впрочем, иногда ресепшионист занимает место администратора в маленьких фирмах, направленных на услугу, и занимается и клиентами, и документами — просто для экономии бюджета.

Королева канцелярии

Прежде чем говорить о карьерном росте секретаря в бизнес-сегменте, вспомним о делопроизводстве. Делопроизводитель — профессия секретарского направления, которая стоит особняком. Специалист данного профиля имеется в основном в государственных организациях.

Делопроизводитель ведет документооборот компании. Каждый день через его руки проходит масса документации, которую нужно проанализировать, обработать и при необходимости отправить адресату. Это ответственная работа, для которой необходимо соответствующее образование. Да и без внимательности и усидчивости здесь не обойтись.

Кого-то работа в государственной структуре может отпугивать, кому-то, напротив, кажется заманчивой. Может ли делопроизводитель уйти в частные секретари? Легко. Хочет ли? Вот тут все не так однозначно. В делопроизводстве больше бумаг и меньше людей, в работе секретаря все наоборот. Поэтому для многих делопроизводство — осознанный выбор. Хотя в последнее время вместо делопроизводителя как такового в штате все чаще числится заведующий канцелярией — формально более высокая должность с тем же функционалом.

Секретарь или офис-менеджер?

Но вернемся к карьерной лестнице современных секретарских работников, на второй условной ступени которой стоит, собственно, секретарь. Эти специалисты, даже с чувством юмора, как правило, не очень любят анекдоты про глупеньких секретарш, потому что они знают, с каким перечнем обязанностей им на самом деле приходится иметь дело: это и документооборот, и корреспонденция, и офисная техника, и помощь руководителю, и контроль и пополнение офисных запасов, и взаимодействие с клиентами, поставщиками, партнерами. Современные секретари чаще всего знают минимум один иностранный язык. Помимо требований к образованию к данному работнику предъявляют и высокие личностные стандарты. Это человек, который сможет двадцать раз объяснить одной и той же офисной сотруднице, как пользоваться ксероксом, не потеряв при этом самообладания.

Внутри рынка нашей страны такие же стандарты задаются и для позиции офис-менеджера, несмотря на то, что это не совсем верно. Если рассматривать данную профессию как отдельную, то нужна она преимущественно в крупных компаниях. Когда в организации счет сотрудников измеряется десятками, если не сотнями, то обеспечивать нормальное функционирование офиса становится довольно сложно. Но в наших реалиях офис-менеджер, занимающийся только снабжением, — явление довольно редкое и не совсем непонятое. Поэтому на плечах такого сотрудника в итоге все равно оказывается много других обязанностей.