Порядок передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

В соответствии со ст. 20 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» документы государственной части Национального архивного фонда постоянного срока хранения и по личному составу после истечения временного срока хранения в архивах государственных органов, иных организаций, у индивидуальных предпринимателей, в представительствах иностранных организаций передаются в государственные архивы.

В соответствии с Законом об архивном деле устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их передачи на государственное хранение:

· документов Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Конституционного Суда Республики Беларусь, Верховного Суда Республики Беларусь, Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Генеральной прокуратуры Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, Управления делами Президента Республики Беларусь, Центральной комиссии Республики Беларусь по выборам и проведению республиканских референдумов, министерств, других республиканских органов государственного управления (за исключением указанных ниже) и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, а также иных организаций, имущество которых находится в собственности Республики Беларусь, — 15 лет;

· документов органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, транспортных войск Республики Беларусь, органов внутренних дел, государственной безопасности, пограничной службы и государственной охраны Республики Беларусь, а также Министерства иностранных дел Республики Беларусь и входящих в его систему органов, организаций — 30 лет;

· документов местных Советов депутатов, исполнительных комитетов областного территориального уровня, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, — 10 лет;

· документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов базового и первичного территориальных уровней, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, — 5 лет;

· научно-технической документации — 25 лет;

· записей актов гражданского состояния и нотариальных документов, документов по личному составу, похозяйственных книг — 75 лет.

Для документов в электронном виде и информационных ресурсов сроки временного хранения не должны превышать 3 лет, для кино-, фото-, фоно- и видеодокументов — 1 года.

Списки источников комплектования государственных архивов составляются и утверждаются государственными архивами в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства — Министерством юстиций Республики Беларусь (формы Списков № 1 и № 2 определены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2012 № 117 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. № 27»).

Согласно п. 350 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 «Об утверждении правил работы архивов государственных органов и иных организаций» сроки временного хранения документов, находящихся в архивах республиканских органов государственного управления до их передачи на постоянное хранение, могут продлеваться на основании договоров, заключаемых между республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства и соответствующим республиканским органом государственного управления.

Договоры о продлении срока временного хранения документов заключаются в случае соблюдения республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями — источниками комплектования государственных архивов условий обеспечения сохранности документов, находящихся на хранении в их архивах. При этом с согласия государственных архивов документы государственной части НАФ могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленных сроков их временного хранения в архивах государственных органов, иных государственных организаций на основании договора хранения.

В соответствии со ст. 21 Закона об архивном деле документы НАФ передаются в государственные архивы (республиканские, областные (г. Минска) и зональные архивы), территориальные (городские или районные) архивы в порядке, установленном п. 352–356 Правил работы архивов.