Правила составления и оформления акта

Наталия Кондакова

В соответствии с п. 111 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, акт — документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Ситуации, требующие документирования в форме акта, могут возникать в разных сферах деятельности, что определяет их многообразие.

Акты бывают:

· приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

· приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

· ревизии, инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации и т.д.

Акты применяются для документирования фактов, событий и действий в различных сферах, поэтому единой, универсальной формы данного документа не существует, а оформление в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами к их составлению и оформлению могут предъявляться специфические требования либо устанавливаться унифицированные формы, не подлежащие изменению. Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то она используется при его составлении. Если унифицированной формы определенного акта не предусмотрено, то такой документ может составляться в свободной форме с соблюдением общих правил к составлению и оформлению.

Общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, в том числе и актов, установлены Инструкцией по делопроизводству.

Рассмотрим ряд общих требований, предъявляемых к оформлению актов.

Акт может составляться комиссией, уполномоченными лицами или должностным лицом. Комиссия для составления акта назначается приказом руководителя организации. Она может назначаться как для составления определенного акта (расследования несчастного случая, приема-передачи дел), так и создаваться как постоянно действующая — для периодического составления актов по определенному вопросу (проведения инвентаризации, выделения документов к уничтожению).

Акт оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4.

При составлении и оформлении актов используются следующие реквизиты:

· наименование вышестоящей организации (если имеется);

· наименование организации;

· название вида документа;

· дата;

· регистрационный индекс;

· место составления;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (если оно имеется);

· подпись.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:

· гриф утверждения;

· гриф согласования;

· печать;

· код организации по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) или «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП);

· код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

· отметка о контроле;

· отметка об ознакомлении с актом.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном (акт о чем?) или родительном падеже (акт чего?).

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, указывается в тексте акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт (председатель и члены комиссии) и присутствовавшие при этом (например, при приеме-передаче дел — лица, передающие и принимающие дела).

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, договор и др. Основание оформляется с использованием слова «Основание».