Организация делопроизводства в системе жилищно-коммунального хозяйства. Обзор нормативной базы по общему делопроизводству

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Делопроизводство — это документационное обеспечение управления, а в более узком смысле — деятельность, направленная на обеспечение документирования и организацию работы с документами. Данный вид деятельности регламентируется рядом нормативных правовых актов, следование которым является обязательным для всех организаций Республики Беларусь независимо от их ведомственной принадлежности и формы собственности. Рассмотрим некоторые из них.

Основополагающим нормативным правовым актом в сфере делопроизводства и архивного дела в нашей стране является Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Среди основных направлений деятельности государственного регулирования и управления в сфере делопроизводства ст. 7 данного Закона называет установление общих требований к документированию и организации работы с документами.

На основании ст. 6 Закона об архивном деле и делопроизводстве государственное регулирование и управление в сфере делопроизводства осуществляют Президент Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, местные исполнительные и распорядительные органы в пределах их компетенции. Соответственно документы, регламентирующие организацию и ведение делопроизводства в Республике Беларусь, изданные вышеназванными органами, обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями Республики Беларусь.

Статься 26 Закона об архивном деле и делопроизводстве устанавливает, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

Основным документом, устанавливающим нормы и требования к ведению делопроизводства в Республике Беларусь, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Данный нормативный правовой акт устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, распространяя свои положения на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя.

В соответствии с п. 4 Инструкции по делопроизводству каждая организация должна иметь собственную инструкцию по делопроизводству, самостоятельно разработанную в соответствии с нормативными документами.

Вышестоящая организация разрабатывает для подчиненных однородных (выполняющих одни и те же функции) организаций типовую или примерную инструкцию по делопроизводству. Например, ЖРЭО Центрального района г. Минска разрабатывает инструкцию по делопроизводству, которая будет применяться во всех ЖЭСах Центрального района г. Минска. В чем разница между типовой и примерной инструкциями? Типовая инструкция по делопроизводству установит единый порядок организации делопроизводства во всех ЖЭСах. Примерная инструкция по делопроизводству, разработанная ЖРЭО, позволит ЖЭСам конкретизировать ее под себя (естественно в рамках, заданных примерной инструкцией ЖРЭО).

Следует помнить, что инструкция по делопроизводству организации, передающей документы на государственное хранение, утверждается руководителем организации только после согласования с соответствующим архивным учреждением. Механизм согласования типовых и примерных инструкций по делопроизводству, разрабатываемых вышестоящими организациями, регулируется п. 5 Инструкции по делопроизводству.

Одним из типичных нарушений, выявленных в ходе проверок соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, специалисты Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь называют отсутствие или неправильное изготовление и использование в государственных организациях бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь. В связи с этим хотелось бы отметить, что порядок изготовления и использования гербовых бланков регулируют Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172. Указом № 357 были утверждены две формы бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь.