Документирование управленческой деятельности

Наталия Кондакова

Согласно п. 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов — фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Этим же нормативным правовым актом определено, что документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Под техническими средствами понимаются компьютерная техника и пишущие машинки. Инструкция по делопроизводству не устанавливает, какие документы должны в обязательном порядке оформляться с помощью технических средств, а какие — рукописным способом. Таким образом, все документы могут оформляться с помощью технических средств.

В то же время такие документы, как заявления, докладные и объяснительные записки, другие информационно-справочные документы могут быть оформлены и рукописным способом. Способ документирования не влияет на юридическую силу документа, если он оформлен с учетом требований, установленных п. 18 Инструкции по делопроизводству, которым определен состав реквизитов, придающих документу юридическую силу.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п. Так, в каждой организации действуют определенные органы управления (должностные лица), наделенные правом принимать управленческие решения, в деятельности которых создаются различные документы. Круг управленческих функций данного органа управления (должностного лица) влияют на состав и содержание как распорядительных, так и организационных документов, закрепляющих задачи, функции и права этих органов.

Порядок разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный) также влияет на состав распорядительной документации. Так, в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия, издаются такие виды распорядительных документов, как приказы и указания, в то время как коллегиальными органами издаются постановления и решения.

Документы, решения в которых принимаются различными органами управления, выделяют в отдельную группу — организационно-распорядительной документации. В ОРД выделяются следующие группы документов:

· организационные (устав организации, положение об организации (структурном подразделении), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

· распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);

· справочно-информационные (письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения, фиксируют функции управления, являющиеся правовой основой деятельности организации. Такие документы действуют до момента их отмены и утверждения новых. Они в обязательном порядке проходят процедуры согласования и утверждения, выполняемые уполномоченным на это органом или руководителем.

Распорядительная документация — совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями организаций в целях реализации возложенных на них функций. Они направлены на регулирование деятельности, позволяющей органу управления обеспечить выполнение поставленных перед ним задач. К ним относятся постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.

В зависимости от сферы действия распорядительные документы разделяются на нормативные правовые акты государственного уровня, отраслевого уровня, локальные нормативные правовые акты. В зависимости от порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делят на две группы: издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы и указания) и издаваемые в условиях коллегиальности (постановления и решения).

К справочно-информационным документам относятся акты, служебные, докладные, объяснительные записки, заявления, деловые письма и др. Они не содержат поручений, не устанавливают порядок действий и т.д., а инициируют управленческие решения.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:

· акты законодательства Республики Беларусь;

· решения судов;

· предписания государственных органов и должностных лиц;

· поручения вышестоящих организаций;

· осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.