О порядке создания (корректировки) ЭСЧФ при внесении изменений или создании ТТН и ТН в виде электронных документов

Министерство по налогам и сборам по порядку создания (корректировки) электронных счетов-фактур (далее — ЭСЧФ) при внесении изменений или создании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов (далее — электронные накладные) разъяснило следующее.

Ситуация 1

В отношении совершения операций, связанных с оборотом товаров, подлежащих прослеживаемости, после подключения контрагентов к системе электронного документооборота, но не позднее 31 декабря 2022 г., операции, связанные с оборотом товаров, подлежащих прослеживаемости, совершенные с 1 декабря 2021 года, подлежат оформлению электронными накладными.

Взаимосвязь такой электронной накладной с ранее оформленной бумажной накладной обеспечивается путем внесения соответствующей записи (дата и номер бумажной накладной) в подраздел «Дополнительные поля накладной».

Согласно части первой подпункта 25.1 пункта 25 Инструкции о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15 (далее — Инструкция № 15), в строке 30 ЭСЧФ «Договор (контракт) на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав» указываются, в том числе документы, подтверждающие поставку товаров (виды документов, их название, дата, номер, а также при наличии код формы и серия документа).

В соответствии с пунктами 1, 7 статьи 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон № 57-З) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. При этом согласно статье 1 Закона № 57-З хозяйственная операция — действие или событие, подлежащие отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящие к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов.

Статьей 39 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК) предусмотрено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета и (или) на иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением, и ведется путем расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета. При этом налоговое законодательство не регулирует вопросы определения даты совершения хозяйственных операций и оформления первичных учетных документов. Для налогового учета будет учитываться дата фактической реализации товара.

Таким образом, создание электронной накладной, фактически дублирующей ранее оформленную бумажную накладную, не повлечет увеличения налоговой базы и соответственно дополнительной уплаты налогов.

Учитывая вышеизложенное, если в ранее выставленном исходном ЭСЧФ в строке 30 были указаны реквизиты бумажной накладной, то после создания электронной накладной необходимо к исходному ЭСЧФ выставить исправленный ЭСЧФ (п. 10 ст. 131 НК) с указанием в строке:

• 3 «Дата совершения операции» — даты, равной дате, указанной в строке 3 исходного ЭСЧФ;
• 5 «К ЭСЧФ» — номер исходного ЭСЧФ;
• 5.1 «Дата аннулирования ЭСЧФ» — даты, равной дате, указанной в строке 3 исходного ЭСЧФ (п. 21.6 Инструкции № 15);
• «Договор (контракт) на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав» — реквизитов бумажной накладной и электронной накладной;
• «Дополнительные сведения» — причину создания исправленного ЭСЧФ, например «в связи с созданием электронной накладной после оформления бумажной накладной» (п. 25.2 Инструкции № 15).

Ситуация 2

Товар был отгружен грузоотправителем в адрес грузополучателя и был выставлен исходный ЭСЧФ и EDI-провайдером аннулирована в 10-дневный срок электронная накладная, не подписанная грузополучателем в связи с наличием расхождений (составлен акт расхождений по количеству товара (поставлено товара меньше, чем указано в накладной)).

Справочно. В соответствии с пунктами 32 и 48 структуры и формата электронных накладных, утвержденных постановлением Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19.12.2019 № 12/76/42/20 (далее — Постановление № 12/76/42/20), если электронная накладная не будет подписана грузополучателем в течение 10 рабочих дней с момента ее создания, то она автоматически отменяется EDI-провайдером грузоотправителя в порядке, установленном пунктом 77 Постановления № 12/76/42/20. Указанные положения применяются исключительно в целях функционирования системы прослеживаемости товаров.

При аннулировании EDI-провайдером в 10-дневный срок электронной накладной, не подписанной грузополучателем, в случае, если товар был отгружен грузоотправителем в адрес грузополучателя и был выставлен исходный ЭСЧФ, то после аннулирования EDI-провайдером исходной накладной, грузоотправителю необходимо предпринять действия по созданию новой электронной накладной.

В такой ситуации грузоотправителю следует к исходному ЭСЧФ выставить дополнительный ЭСЧФ с указанием в строке:

• 3 «Дата совершения операции» — даты, относящейся к отчетному периоду, в котором должен быть отражен (откорректирован, исключен) в налоговой декларации соответствующий оборот по реализации объектов: дата акта расхождений либо последнее число отчетного периода, в котором оформлен акт расхождений (подпункт 21.3 пункта 21 Инструкции № 15);
• 5 «К ЭСЧФ» — ссылку на номер исходного ЭСЧФ;
• 30 «Документы, подтверждающие поставку товаров (работ, услуг), имущественных прав» — реквизитов новой электронной накладной и акта расхождений;
• 31 «Дополнительные сведения» — причину создания дополнительного ЭСЧФ, например «в связи с корректировкой стоимости товара из-за выявленных расхождений по количеству» (п. 21, 25, 30 Инструкции № 15).

В разделе 6 дополнительного ЭСЧФ указываются разница между первоначальной налоговой базой и налоговой базой после корректировки, а также сумма НДС, относящаяся к данной разнице (п.11 ст. 131 НК):

• с отрицательными значениями — в случае корректировки налоговой базы в сторону уменьшения.

Ситуация 3

В соответствии с пунктом 61 Постановления № 12/76/42/20 электронные накладные, подписанные электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) ответственных лиц грузоотправителя и грузополучателя, отмене не подлежат.

При этом обращаем внимание, что в соответствии с подпунктами 1.15 и 1.16 пункта 1 статьи 22 НК плательщик обязан, в том числе, обеспечивать наличие предусмотренных законодательством документов, подтверждающих приобретение (поступление, транспортировку) товарно-материальных ценностей, а также проверку первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства.

В этой связи грузополучателю необходимо предпринимать меры по проверке фактически поступившего товара с информацией, содержащейся в электронной накладной до момента ее подписания ЭЦП, и в случае наличия расхождений формировать соответствующее уведомление грузоотправителю о внесении изменений в такую электронную накладную в порядке, предусмотренном главой 6 Постановления № 12/76/42/20.

В случае, если должностными лицами грузополучателя указанные требования не соблюдены, и электронная накладная подписана ЭЦП ответственных лиц, грузополучателю необходимо предпринять действия по созданию возвратной накладной грузоотправителю на товар, указанный в первичной электронной накладной, с дальнейшим созданием грузоотправителем в адрес грузополучателя новой электронной накладной, содержащей достоверные сведения.

Обеспечение взаимосвязи такой электронной накладной с ранее оформленной накладной осуществляется путем внесения соответствующей записи в подраздел «Дополнительные поля накладной».

В данной ситуации определен следующий порядок выставления ЭСЧФ.

После создания электронной накладной, подписанной грузоотправителем и грузополучателем ЭЦП, которая не аннулируется впоследствии, грузоотправителю следует создать дополнительный ЭСЧФ к исходному ЭСЧФ на сумму корректировки оборота и суммы НДС, относящихся к данной разнице, с указанием в строке:

• 3 «Дата совершения операции» — дату акта расхождений (либо последний день определенного отчетного периода) в соответствии с подпунктом 21.3 пункта 21 Инструкции № 15;
• 30 «Документы, подтверждающие поставку товаров (работ, услуг), имущественных прав» — реквизитов акта расхождений;
• 31 «Дополнительные сведения» — причину создания дополнительного ЭСЧФ, например «в связи с корректировкой стоимости товара из-за выявленных расхождений по количеству и качеству» (п. 21, 25, 30 Инструкции № 15).

Управление информационно-разъяснительной работы ИМНС по Витебской области