Типовая и примерная номенклатуры дел

В деятельности организаций создаются документы, которые после исполнения формируются в дела, систематизируемые в соответствии с установленными правилами. Для закрепления систематизации дел и определения сроков их хранения в организациях разрабатываются номенклатуры дел.

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь(далее — Примерная инструкция по делопроизводству), утвержденной Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.1995 №13, номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и индивидуальные.

В крупных организациях с широкой подведомственной сетью однородных предприятий существует потребность  в составлении типовых и примерных номенклатур дел, которые выступают в качестве методических пособий при создании индивидуальных номенклатур дел.

Примерная инструкция по делопроизводству и иные нормативные акты не содержат четкого определения примерной и типовой номенклатуры дел. Исходя из определения номенклатуры дел, примерную номенклатуру дел можно определить как систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве однородных по характеру деятельности организаций, но разных по структуре. Соответственно, типовая номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве организаций однородных по характеру деятельности и структуре.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются для оказания практической помощи в унификации группировки документов организаций с однотипным характером работы и составом документов.

Примерная номенклатура дел устанавливает индексы, примерный состав дел и носит рекомендательный характер. В отличие от примерной, типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию и является нормативным документом. Как правило, в примерной номенклатуре отражаются дела с документацией, характерной для всех организаций системы.