Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 02/2015

Организация работы с входящими документами



Наталия Кондакова


Все документы организации могут быть разделены на несколько частей (документопотоков):

· входящие — документы, поступившие от внешних организаций (корреспондентов);

· исходящие — документы, направленные в сторонние организации (корреспондентам);

· внутренние — документы, изданные в организации и не предназначенные для направления в сторонние организации.

Входящий документопоток организации составляют документы:

· вышестоящих организаций, органов власти и управления;

· подведомственных организаций;

· несоподчиненных организаций (не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией), и физических лиц.

Маршрут движения входящих документов зависит от того, кто является автором документа (вышестоящая, подведомственная или несоподчиненная организация), от значимости и сложности вопросов, изложенных в документе, а также от структуры организации и принятой в организации технологии работы с документами.

Обработка входящих документов предполагает, как правило, их:

· получение и первичную обработку;

· регистрацию и предварительное рассмотрение;

· рассмотрение руководством и передачу работникам для исполнения, ознакомления, использования;

· исполнение, использование, ознакомление.

Независимо от используемой технологии обработки документов принятая схема работы с ними должна позволять документам оперативно проходить все необходимые стадии и этапы их обработки, при этом не обусловленные необходимостью инстанции и действия с документами должны быть исключены.

Для соблюдения данных принципов на практике могут использоваться следующие приемы работы с документами:

· централизация операций по приему, первичной обработке документов (например, все документы, поступающие в организацию различными способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.), обрабатываются только в службе ДОУ);

· максимальное сокращение числа инстанций прохождения документа, не обусловленных деловой необходимостью (например, предварительное рассмотрение документов, адресованных руководителю организации либо без указания конкретного адресата, позволяет исключить передачу документа на рассмотрение должностным лицам и подразделениям, к компетенции которых не относится содержание документа);

· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (например, работник службы ДОУ сначала вносит в регистрационно-контрольную карточку данные о поступлении документа, а затем, после его рассмотрения руководством организации, вносит в ту же РКК данные резолюций; если после каждого рассмотрения этого же документа, например, начальником отдела документ будет возвращаться в службу ДОУ для внесения в РКК данных об исполнителе и сроках исполнения документа, то время движения документа — от получения до исполнителя — значительно увеличится);

· однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию, регистрируются один раз при поступлении; в зависимости от принятой схемы организации делопроизводства регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ организации или в конкретном структурном подразделении);

· организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения);

· вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

· организация параллельного рассмотрения (исполнения) документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

· максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов (например, все входящие документы должны проходить одинаковые стадии обработки).

Если в организации используются различные средства автоматизации делопроизводства, то организация документооборота должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Следует отметить, что порядок работы с документами в организации должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном правовом акте, регламентирующем организацию делопроизводства в данной организации.

Рассмотрим некоторые особенности работы с входящими документами после их получения организацией. Основные правила организации работы с документами, в том числе с входящими, установлены гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству.

Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается службой ДОУ. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату. Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп).

Все поступившие в организацию документы разделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Если в организации используется смешанная либо децентрализованная схема делопроизводства, то документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»
№ 11/2016

Журнал «Секретарское дело» № 08/2015

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 321 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 141 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 208 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 147 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 166 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 443 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 296 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1346 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 662 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2793 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 418 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1120 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 295 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 251 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 593 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 146 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 152 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 184 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 670 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 133 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 160 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2147 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 209 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 788 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 147 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР