Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 02/2015

••• Некоторые аспекты организации документооборота



Ольга МОИСЕЕНКО,
научный редактор журнала


В соответствии с п. 138.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), под документооборотом понимается движение документов в пределах организации с момента их получения (если речь идет о входящих документах) или создания (когда мы говорим об исходящих и внутренних документах) и до отправки (исходящие документы), завершения исполнения или направления в дело (входящие и внутренние документы).

Учитывая, что от грамотной постановки документооборота зависит эффективность функционирования не только управленческого аппарата, но и организации в целом, к этому вопросу следует подходить предельно серьезно.

Нормативные правовые и методические документы по делопроизводству предъявляют к организации документооборота ряд требований:

· оперативность прохождения документов;

· исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

· соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

В целях унификации порядка прохождения и обработки основных категорий документов, а также исключения ненужных действий с ними в организации должны быть изданы локальные нормативные правовые акты, регламентирующие документооборот (о том, что положения этих документов обязательны к исполнению всеми работниками организации, речь даже не идет). Среди них можно назвать:

· положение о службе ДОУ;

· инструкция по делопроизводству организации;

· положение о документообороте в организации;

· положение об использовании печатей и штампов;

· должностные инструкции работникам организации;

· табель унифицированных форм документов;

· распорядительные документы руководителя организации, регламентирующие работу с документами (например, о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации, о назначении ответственного за архив организации) и т.д.

В обязательном порядке в организации должна существовать схема прохождения и обработки документов, которая разрабатывается службой ДОУ (лицом, ответственным за делопроизводство) и утверждается руководителем организации (п. 138.2 Инструкции по делопроизводству). Использование подобных схем исключает попадание документа к должностным лицам и в структурные подразделения, которые не имеют к нему отношения, и (или) произведение с документом дополнительных действий, в которых нет необходимости, что в свою очередь уменьшает сроки его исполнения.

Например, если в организации существует схема прохождения и обработки распорядительных документов, исполнитель, подготовивший проект приказа по основной деятельности, будет четко представлять алгоритм работы с ним: кем производится согласование проекта документа, кто его подписывает, кто и когда производит регистрацию, ознакомление, тиражирование.

В организациях со значительным документооборотом нередка ситуация, когда из-за большой загруженности руководителя рассмотрение документов затягивается на несколько дней. В данном случае можно предложить следующее: распорядительным документом руководителя организации разделить обязанности и наделить определенными полномочиями заместителей руководителя организации или иных должностных лиц (например, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т.д.), что должно найти отражение в должностной инструкции работникам.

Динамичный ритм современной жизни постепенно проникает и в такую, традиционно консервативную отрасль, как делопроизводство и архивное дело: в течение нескольких лет, начиная с января 2015 г., все отрасли народного хозяйства Республики Беларусь поэтапно переходят на электронный документооборот. В связи с этим постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4» (далее — Постановление № 240) были внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству, в большей степени касающиеся вопросов организации электронного документооборота. В свете изменений, внесенных Постановлением № 240, хотелось бы обратить ваше внимание на то, что Инструкция по делопроизводству допускает ведение в организации гибридных дел, о чем в номенклатуре дел организации должна иметься отметка, сделанная в соответствии с требованиями п. 165 Инструкции по делопроизводству. Но при этом следует помнить, что в соответствии с п. 237 Инструкции по делопроизводству (внесен в нее Постановлением № 240) гибридное дело может существовать только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года формируется дело или на бумажных носителях, или в электронном виде (то есть либо все электронные документы распечатываются и заверяются в установленном законодательством порядке, либо все бумажные документы сканируются). Однако следует учесть нюанс: в электронном виде допускается хранить только те документы, которые внесены в перечень, приведенный в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству (внесено Постановлением № 240) и срок хранения которых не превышает 10 лет.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_11_Q200x288.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 341 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 155 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 222 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 156 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 180 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 474 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 324 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1445 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 702 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2969 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 448 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1189 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 313 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 265 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 629 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 157 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 174 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 197 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 711 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 144 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 175 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2206 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 225 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 831 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 160 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР