Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 01/2015

Вопрос читателя — ответ специалиста



Как правильно оформить для передачи в архив организации дело, подлежащее полному оформлению?

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, устанавливает, что в зависимости от сроков хранения дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Оформление дела начинается с момента его заведения, когда на обложке дела указываются:

· наименование вышестоящей организации;

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

· индекс дела по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела.

Непосредственно перед тем, как передать дело на архивное хранение, его необходимо подшить в твердую обложку (не менее чем на четыре прокола) или переплести (с учетом свободного чтения всех реквизитов дела). При этом из документов дела изымаются все металлические предметы, которые в процессе хранения оставляют пятна ржавчины на документах: скрепки, скобы, булавки и т.д.

Если документы имеют особую научно-историческую, художественную ценность или являются неформатными (чертежи, рукописи и т.д.), их хранят в папках с тремя клапанами и завязками или в специальных картонных коробках.

Листы в деле должны быть пронумерованы графитным карандашом в верхнем правом углу. Нумерация начинается с первого листа документов дела (внутренняя опись дела пропускается, поскольку имеет отдельную нумерацию) и заканчивается на последнем листе последнего документа дела (лист-заверитель дела в эту нумерацию не входит). Следует помнить, что листы каждого тома нумеруются отдельно: если дело с приказами руководителя организации по основной деятельности разбито на два тома, нумерация листов второго тома начнется с цифры «1».

Хотелось бы заострить внимание, что лист любого формата, который подшит за один край, нумеруется как один лист (если он сложен пополам, его следует развернуть, пронумеровать и вновь сложить). Но если лист любого формата подшит за середину (то есть сложен пополам и прошит), то его нумеруют как два листа.

Есть свои особенности и в нумерации фотографий, вырезок, выписок, чертежей и т.д. Если они наглухо наклеены на лист, то нумеруются как один лист, но если являются самостоятельным документом, то нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если вложения нет возможности подшить, то их нумеруют и складывают в конверт, который также нумеруется и подшивается в дело (вначале нумеруют конверт, потом вложения).

В те категории дел, которые отмечены в п. 186 Инструкции по делопроизводству, необходимо подшить внутреннюю опись документов дела согласно форме, приведенной в приложении 13 к Инструкции по делопроизводству.

Для учета количества листов в деле, а также фиксации особенностей документов и формирования дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Кроме того, уточняются реквизиты обложки дела в соответствии с требованиями п. 188 Инструкции по делопроизводству:

· при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;

· в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

· на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

· если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)»;

· из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_11_Q200x288.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 341 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 155 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 222 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 156 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 180 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 474 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 324 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1445 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 702 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2969 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 448 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1189 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 313 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 265 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 629 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 157 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 174 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 197 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 711 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 144 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 175 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2206 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 225 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 831 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 160 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР