Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 09/2014

Внедряем электронный документооборот: организационное проектирование (стадии и методы)



Наталия Кондакова


Организационное проектирование (оргпроектирование) включает в себя несколько стадий. Первая стадия называется предпроектным обследованием. В зависимости от состава работ, проводимых на данной стадии, выделяются следующие подэтапы (элементы) рассматриваемой стадии:

· предпроектное ориентировочное обследование, диагностика;

· рабочее, детальное обследование;

· анализ собранных результатов, их обобщение, формирование выводов.

Предпроектное ориентировочное обследование является важной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель — максимально точное определение состава, объема, стоимости и сроков выполнения проектно-исследовательских работ, а также соответствующее их документирование. Общий срок проведения предпроектных работ занимает, как правило, не более одного месяца. Сжатые сроки проведения предпроектного обследования объекта рационализации, а также значение результатов, получаемых на данном этапе работ, обуславливают тот факт, что проведение предпроектного обследования должно поручаться наиболее квалифицированным специалистам.

Начало предпроектных работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, а его завершение — с составлением технического задания. По отношению к общему объему оргпроектных работ этап предпроектного обследования не должен превышать 5-10%. Вместе с тем следует помнить что именно на данном этапе определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

Работы по организационному проектированию могут носит как комплексный, так и локальный характер. При комплексном оргпроектировании объектом исследования и рационализации может выступать целый ряд вопросов и направлений деятельности организации, составляющих как управленческие, так и делопроизводственные действия. Локальное оргпроектирование направлено на исследование и рационализацию отдельной функции (направления деятельности) организации.

При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное обследование проводится, как правило, по четырем основным направлениям разработки комплексного оргпроекта.

1. Первоначальное ознакомление со структурой и штатами аппарата управления объекта исследования, которое включает:

· ознакомление с характером основных взаимоотношений как с вышестоящими, так и нижестоящими организациями;

· количество и общую характеристику объектов управления, подчиненных данному аппарату;

· количество структурных подразделений аппарата управления, их штаты и основные функции каждого подразделения;

· основные функциональные взаимосвязи между подразделениями;

· основные документы, которыми они обмениваются.

На данном этапе для получения необходимых сведений, анализа и фиксирования результатов обследования используются такие методы, как изучение и анализ документов, опрос работников организации — объекта исследования, составление организационно-структурной схемы аппарата управления.

2. Первоначальное ознакомление с документооборотом организации, в том числе:

· изучение количественных показателей документооборота (количества входящих, исходящих и внутренних документов за несколько лет);

· общая характеристика входящей и исходящей документации организации;

· изучение количественных показателей документооборота (основные и наиболее массовые виды документов);

· распределение документации по структурным подразделениям;

· общая характеристика документационных потоков организации;

· наличие унифицированных форм документов и их использование в документировании деятельности организации;

· общая характеристика организации делопроизводственных работ в организации;

· оценка уровня организации документационных работ в организации и др.

В качестве основных источников информации на данном этапе выступают локальные нормативные правовые акты, в которых устанавливается порядок организации работы с документами (инструкции по делопроизводству, правила работы с документами и др.); сведения учетно-справочного аппарата организации; опрос компетентных работников организации и др.

На данном этапе основными методами проведения оргпроектных работ являются изучение документов, опрос работников организации, выборочные наблюдения.

3. Изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления, которое включает:

· определение количества средств организационной и компьютерной техники, используемой в аппарате управления;

· характер использования средств компьютерной и организационной техники;

· существующая потребность в технических средствах.

С помощью методов изучения документов, выборочного наблюдения, опроса работников организации изучаются перечни имеющихся технических средств, опрашиваются работники организации, осматриваются служебные помещения и оборудование рабочих мест.

4. Первичное ознакомление с организацией труда персонала управления, которое включает:

· выявление общей характеристики и структуры штатов аппарата управления;

· характеристику основных видов работ и способов их выполнения;

· общую характеристику планировки помещений;

· организацию рабочих мест и условий труда.

Источниками сведений на данном этапе служат штатное расписание организации, опрос руководителей организации и структурных подразделений, наблюдения.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 504 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 297 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 707 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 952 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1527 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР