Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 08/2014

••• Опоздания: неизбежное зло или талант?



Марина Гладкая


Каждый из нас хоть раз в жизни опаздывал на работу, учебу или важные переговоры. По доброй воле либо в силу объективных или не очень причин. Некоторые делают выводы и начинают планировать свой день более тщательно и рационально. Но есть и такие, кто по-прежнему с завидным постоянством заставляют себя ждать. На первый взгляд, кажется, что 10–20 минут — не такой уж и большой отрезок времени, и он глобально ничего не решает в масштабах восьмичасового рабочего дня. Тем не менее, руководство обычно придерживается иного мнения.

ЕСЛИ ВЫ — ПОДЧИНЕННЫЙ

Многие любители не появляться вовремя часто удивляются: подумаешь, опоздал на 10–15 минут, что тут такого? Им действительно непонятно, что так выводит из себя окружающих и злит руководство, ведь опоздание незначительно, к тому же его всегда можно отработать. На самом деле, есть несколько причин, почему следует придерживаться оговоренного в вашем расписании времени.

Первое — опаздывая и заставляя себя ждать, вы демонстрируете неуважение к тем, кто тратит свое время в ожидании вас. Неужели вы думаете, что всему окружающему миру заняться больше нечем, кроме как ждать, пока ваше королевское величество соизволит появиться? Поразмышляйте над тем, что, опаздывая, вы буквально крадете чужое время. Ведь современный ритм жизни довольно стремителен, у большинства деловых людей рабочий день расписан буквально по минутам. Следовательно, ответственный человек, придя на встречу вовремя и не застав вас на месте, вправе обидеться — он теряет то время, которое мог бы провести с большей пользой. То есть свое время вы цените гораздо больше, чем время того, кто вас ждет. Ожидающему вас человеку удалось спланировать свой приход, пожертвовав чем-то, но трата эта оказалась напрасной.

Помните, что вежливость истинных королей — это точность. А привычка опаздывать свойственна невоспитанным и неорганизованным людям, не умеющим планировать свой день. Представьте себе, что за каждое опоздание вы расплачиваетесь крупным денежным штрафом. В этом случае вы вряд ли будете продолжать в том же духе, не правда ли? К тому же, как правило, многие форс-мажорные обстоятельства, на которые постоянно ссылаются опаздывающие, можно предусмотреть и учесть.

Привыкнув бесконечно опаздывать, вы рискуете быть наказанным, причем серьезно. Так и не выработав в себе привычку приходить в условленное место вовремя, вы можете опоздать на собеседование и так и не устроиться на престижную работу, лишиться выгодного для вашей компании предложения, ваш поезд в прямом и переносном смысле может уйти без вас.

Думаю, не открою секрет, сказав, что причина опозданий — сам человек. Чтобы ответить на извечные вопросы «Кто виноват?» и «Что делать?», проанализируйте, на сколько вы в среднем опаздываете.

Опоздания на 15–20 минут

Порой вы выбиваетесь из графика из-за какой-то ерунды: желания чуть-чуть почитать новости или написать пару-тройку комментариев, проверить почту или разложить пасьянс. Чтобы не попадаться на эту удочку, чаще смотрите на часы. Установите на телефон приложение «Таймер» и учитесь заканчивать свои дела по сигналу или же используйте таймеры с обратным отсчетом времени.

Вы являетесь вовремя, когда это нужно, интересно или выгодно вам, а вот на работу систематически опаздываете? При этом у вас нет проблем с самоорганизацией или расчетом времени на дорогу? Тут налицо выражение протеста. Вы почему-то решили, что приход вовремя вас унижает, и опоздания являются залогом вашего комфортного душевного состояния. Пересмотрите приоритеты: пунктуальность еще никогда никого не унизила.

Вы не любите ждать настолько, что предпочитаете опоздать, нежели прийти куда-либо заранее? Во время ожидания займите себя, к примеру, составлением планов на завтра, почитайте книгу, проверьте почту в мобильном телефоне. Найти себе занятие на короткий промежуток времени всегда возможно. Главное — задаться целью.

Будьте откровенны с собой. Почему вы позволяете себе опаздывать? Ведь наверняка понимаете, что это отвратительно, невежливо и делает вас неорганизованным и неконтролируемым. Пересмотрите свое отношение к пунктуальности. Это очень облегчит вам жизнь.

Опоздания на полчаса-час

Если ваше утро начинается с того, что вы ломаете голову, что надеть, ищете чистую блузку, помаду нужного оттенка, подходящие туфли, новые колготки, вспомните святую заповедь всех школьников: подготовить одежду и собрать портфель нужно с вечера. Данная рекомендация вызывает в вас внутренний протест? Тогда хотя бы прикиньте, в чем вы завтра выйдете из дома и где лежат нужные вам вещи.

Среди десятков дел, ежедневно сваливающихся на вас, умейте выделить основные, и уже оставшееся время распределяйте между второстепенными. Вовремя задавайте себе вопрос: какое из имеющихся двух (пяти, десяти) дел важнее? Порой оказывается, что следует отказаться от того, что не укладывается в график или не отвечает основным задачам на данный момент, и тогда все успеется.

Бывает, у человека слабо развитое чувство времени, и тогда он с трудом представляете, сколько реально занимает каждое отдельно взятое действие, будь то поездка, приготовление кофе или написание делового письма. В этом случае к вечеру накапливается масса запланированных, но невыполненных дел. Если вы относитесь к таким, научитесь определять, сколько времени занимает решение обычных повседневных вопросов: в течение дня постарайтесь записывать, чем вы занимались, указывая время начала и окончания. Утомительно, но это наверняка поможет.

Планируйте события с календарем в руках. Если у вас уже назначена встреча, не беритесь за новое дело или не назначайте еще одну в надежде, что успеете.

Будьте реалистом. Рассчитывайте, что любое мероприятие займет у вас немного больше времени, нежели предполагалось изначально. Закладывайте запас времени на дорогу, ожидание транспорта, стояние в пробках. Данная мера позволит вам не опаздывать. Если существует даже минимальный риск опоздания, обязательно позвоните и предупредите человека, с которым у вас запланирована встреча. Удастся прийти вовремя — это станет приятным сюрпризом.

Опоздания на час и больше

Если вы пытаетесь помочь всем и сразу, причем в ущерб собственным делам, то почти наверняка потратите на других людей все свое время. То самое, которое у вас уже распланировано на деловые и личные вопросы. Время — деньги, помните об этом. И учитесь говорить «нет».

Научитесь твердым голосом произносить фразы «Мне назначено на это время» и «Извините, но мне пора уходить». Не позволяйте окружающим вас задерживать. Как минимум, вы сможете понять: это вы сами постоянно не успеваете или вам кто-то мешает.

И самое главное. Вряд ли вы перестанете опаздывать, если ваши опоздания больше нервируют других, чем вас самих.

ЕСЛИ ВЫ — РУКОВОДИТЕЛЬ

Руководителей компаний не просто так беспокоят постоянные опоздания своих подчиненных. Как утверждают психологи, регулярные задержки сотрудников сигнализируют о негативной корпоративной атмосфере, ведь всякое систематически повторяющееся действие является определенным симптомом. Обычно причина опозданий кроется в недовольстве работой, коллегами. Страх перед гневом руководителя провоцирует человека максимально затягивать сборы на работу, а его позднее прибытие на место службы еще больше усугубляет ситуацию.

Кто-то позволяет своим сотрудникам опаздывать дважды в месяц, не применяя при этом санкций. А кто-то уже после однократного опоздания штрафует подчиненных и заставляет отрабатывать пропущенное рабочее время. Есть такие предприятия, где вовремя приходящие сотрудники поощряются сокращенным на час рабочим днем в пятницу. А есть такие, где главное — объем выполненных работ, а не присутствие на рабочем месте строго с 9 до 18. Словом, руководители как могут, борются с любителями опаздывать на работу, применяя изощренные комбинации кнутов с пряниками. Но полностью искоренить само явление по-прежнему не удается. Всему виной — человеческий фактор и лень.

Бороться с опозданиями следует разумно, и винить в этом только работников ни в коем случае не стоит. Порой причина, кстати, кроется в неграмотной организации рабочего времени самим руководителем. Чтобы побороть массовые опоздания, следует понять, как именно организована работа в организации, после чего вступать в конструктивный диалог с опаздывающими. Причем единой схемы борьбы с опозданиями не существует, есть общие принципы и технологии. Порой бывает достаточно элементарных мер, чтобы атмосфера в коллективе наладилась, а сотрудники стали появляться на работе вовремя. Например, вежливое обращение с подчиненными и уступки во время их обращения с какими-то просьбами. Следовательно, прежде чем приступать к наказанию провинившихся, стоит хорошенько подумать.

Иногда опоздания являются следствием специфики профессиональной деятельности. Взять, к примеру, секретаря. Работая на данной должности, опаздывать нельзя ни в коем случае, ведь именно этот работник должен быть в офисе раньше руководителя, чтобы встретить его дружелюбной улыбкой и поставить на стол чашечку свежесваренного кофе. А вот библиотекарь или системный администратор смело могут позволить себе проспать. Ведь торопиться им действительно некуда: книги не убегут, налаженная компьютерная сеть тоже.

Случается, что бесконечные опоздания — это своеобразный вызов руководству, себе, опостылевшей работе. Тем самым работник требует, чтобы его заметили, с ним считались как с личностью, а не как с деталью производственной машины. Себе же он доказывает, что способен выстоять против течения. А возможно, просто создает ситуацию, в которой его уволят, если уйти самому не хватает силы духа.

Если от вашего появления в офисе в положенное время зависит работа других, забудьте о том, что вы сова и вам физически тяжело включаться в рабочий процесс раньше полудня. Тут придется выбирать: либо должность, либо здоровый младенческий сон. Помните: от вашей работы зависит слишком многое (в том числе и ваша заработная плата). А хорошие сотрудники, для которых желание выспаться выше профессиональных вопросов, как правило, в компаниях, где время — деньги, надолго не задерживаются. Скорее, вас заменят менее способным, но более дисциплинированным и не растрачивающим время работодателя попусту работником.

Так что же делать, если сотрудники по-прежнему продолжают не являться на работу вовремя? Тут позиция руководства должна быть твердой, потому что человек, видя вседозволенность, начнет, скорее всего, появляться к обеду.

Предложите компромисс. Каждый специалист самостоятельно определяет часы своей работы и пишет служебную записку на имя директора. Тот, в свою очередь, утверждает для каждого сотрудника индивидуальный график, но при этом сочетая между собой все предоставленные графики для максимально возможного общего рабочего дня. Данный вариант имеет право на жизнь в творческих коллективах. В результате сотрудники начинают работать гораздо эффективнее и с большей охотой, потому что начальство идет навстречу, учитывает их личные интересы, а подобное доверие следует оправдывать. Кроме того, налицо уважительное отношение к подчиненным.

Или же сообщите, что всем разрешено опоздать не более чем на полчаса (при условии, конечно, что работа не застопорится, а при необходимости сотрудники останутся после окончания рабочего дня, чтобы доделать то, что не успели сделать). Полная гармония и сохранение нервных клеток обеспечены. Ведь если опоздания не вредят производственному процессу, можно их и легализовать к всеобщей радости.

Оговорите штрафные санкции за опоздание. Лишение премии является самым популярным у руководителей методом наказания. Данная мера, бесспорно, эффективна: когда время в прямом смысле стоит денег, сотрудники переосмысливают свое отношение к трудовой дисциплине.

Тем не менее, у бескомпромиссного требования являться в офис вовремя есть и оборотная сторона. Как только сотрудники начнут приходить к началу рабочего дня, они и уходить станут минута в минуту. Вы сами дадите им повод говорить: «Я работаю с девяти до шести». Что на это возразить? Если ваш бизнес предполагает сверхурочную работу, то не имеет смысла требовать точного соблюдения трудового распорядка.

Задушевный разговор тет-а-тет с провинившимся подчиненным эффективен только тогда, когда подчиненный либо уважает вас, либо боится. В остальных ситуациях беседа по душам останется всего лишь: выводы наверняка не сделаются, результаты не появятся. Достучаться подобным образом до злостных нарушителей трудового распорядка, которым все равно, невозможно. Такие люди понимающе кивают головой, демонстрируют искреннее раскаяние и… продолжают опаздывать. В этом случае порой достаточно уволить самого злостного прогульщика, чтобы остальные стали приходить в офис вовремя. Если, конечно, эти остальные заинтересованы в данной работе.

Если вы не готовы к столь радикальны мерам, создайте доску позора. Туда следует регулярно вывешивать списки опоздавших. Только учтите: всеобщее порицание будет эффективным в случае, если сам сотрудник считает свои опоздания проблемой. Иначе эта самая доска позора превратится в повод для шуток с коллегами. Доска позора, кстати, является индикатором мотивации подчиненных. Если в среднем время опозданий увеличилось, мотивация снизилась.

Одним из способов заставить сотрудников приходить вовремя является физическое воздействие, в частности, опоздавшим поручается самая неприятная и тяжелая работа. Не особо приятно, и поэтому волей-неволей опаздывающим придется задуматься о трудовой дисциплине. Данный способ, кстати, неприемлем в отношении наиболее ценных и профессиональных работников.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_11_Q200x288.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 341 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 155 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 222 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 156 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 180 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 474 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 324 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1445 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 702 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2969 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 448 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1189 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 313 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 265 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 629 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 157 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 174 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 197 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 711 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 144 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 175 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2206 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 225 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 831 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 160 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР