Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 03/2014

Поиск документов в системе электронного документооборота



Андрей Сукач


Одним из существенных преимуществ систем электронного документооборота являются широкие возможности автоматизации и упрощения поиска документов, позволяющие оперативно находить как сами документы, так и связанную с ними информацию. По мере использования СЭД объемы хранимых в ней документов и иной информации растут, причем, в некоторых организациях — в геометрической прогрессии. С учетом этого большое значение приобретают продуманные инструменты поиска документов в СЭД. Наиболее частым традиционным инструментом поиска документов в «бумажном» делопроизводстве являются различные регистрационно-контрольные формы (журналы, картотеки). При работе с СЭД эти инструменты также используются, однако в электронном виде их возможности значительно шире.

В прошлом номере журнала на примере СЭД Directum мы рассмотрели функционал современной СЭД, используемый при регистрации документов. Создаваемые в процессе такой регистрации документов сведения составляют основной информационный массив, по которому чаще всего в делопроизводстве осуществляется поиск документов. Поиск документов с использованием регистрационно-контрольных форм позволяет за считанные секунды найти нужный документ в Directum по одному или нескольким реквизитам или иным поисковым признакам.

Электронные регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов, представляют собой набор записей в базе данных. Соответственно совокупность регистрационно-контрольных карточек можно представить как в виде набора отдельных карточек, так и в табличной форме — в виде электронного регистрационного журнала.

Directum позволяет осуществлять поиск:

1. в электронных регистрационных журналах путем сортировки записей по соответствующей колонке (по возрастанию или убыванию значений);

2. путем установки фильтров в списке регистрационных записей. Данный способ позволяет сделать выборку зарегистрированных документов по одному или нескольким реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

3. зарегистрированных документов путем группировки регистрационных записей по одному или нескольким реквизитам;

4. зарегистрированных документов путем перебора всех значений определенного реквизита (то есть поиск по колонке электронного регистрационного журнала);

5. при необходимости осуществления более сложного поиска зарегистрированных документов по более широкому набору реквизитов Directum позволяет использовать для этого специальную поисковую форму.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_11_Q200x288.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 341 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 155 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 222 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 156 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 180 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 474 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 324 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1445 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 702 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2969 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 448 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1189 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 313 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 265 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 629 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 157 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 174 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 197 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 711 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 144 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 175 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2206 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 225 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 831 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 160 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР