Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 12/2013

Составление сводной описи дел по личному составу



Галина Кудрякова,
архивист


Одним из обязательных итоговых документов, которые составляются ежегодно, как правило, в конце года, является годовой или годовые разделы сводной описи дел по личному составу. Он составляется на основании годовых разделов сдаточных описей дел структурных подразделений. В данную опись включаются все дела по личному составу, имеющие срок хранения выше 10 лет (45, 50, 75 лет). Сводная опись дел по личному составу составляется во всех без исключения организациях независимо от их статуса и к формы собственности.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме, которая предусмотрена приложением 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, которые являются на сегодняшний день основным нормативным документом для работников архивов организаций.

Несколько слов о нумерации описи. Напоминаю, что поскольку вопросы нумерации описей дел в нормативных документах ранее не рассматривались, общепринятой в архивной практике долгие годы (более 80 лет) являлась следующая нумерация описей дел:

· для документов постоянного хранения — № 1;

· для документов по личному составу (75 лет хранения) — № 2;

· для документов временного (свыше 10 лет) хранения — № 3.

Такая нумерация описей применялась для организаций Списка № 1 (организации, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные архивы) и для организаций негосударственной формы собственности.

Организации Списка № 2, то есть государственные организации, которые не передают свои документы на хранение в государственные архивы, имели другую нумерацию описей дел. Поскольку в организациях Списка № 2 не создаются документы постоянного хранения, наиболее долгосрочными по срокам хранения и наиболее значимыми документами являются документы по личному составу (75 лет хранения). На этом основании в организациях Списка № 2 использовалась следующая нумерация описей дел:

· для документов по личному составу (75 лет хранения) — № 1;

· для документов временного (свыше 10 лет) хранения — № 2.

Однако в Правилах работы архивов впервые рассмотрены вопросы нумерации сводных описей дел. Рекомендуется все первые годовые разделы сводных описей дел обозначить номером 1 с той разницей, что к сводной описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», для описи дел временного (свыше 10 лет хранения) — буквенное обозначение «в». Не будем дискутировать по этому поводу, поскольку вопрос не основополагающий. Естественно, если в вашей организации уже давно ведется работа по упорядочению документов, и вы составляли годовые разделы описей дел с ранее принятой нумерацией, то вы и продолжаете работать, соблюдая ранее принятую нумерацию, чтобы не вносить сумятицу в учет документов. Однако если вы только начинаете работу по приведению документов в порядок и впервые начинаете составлять годовые разделы сводных описей, нужно следовать требованиям ныне действующих нормативных документов. В любом случае, важна суть работы, а не ее формальная сторона.

Принятая в организации нумерация должна быть обязательной для всех структурных подразделений, чтобы не вносить разнобой в учетные документы, каковыми являются описи дел.

Но поскольку мы уже не новички и проводили упорядочение документов значительно раньше даты принятия Правил работы архивов, то составим в качестве примера годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации негосударственной формы собственности, используя ранее принятую нумерацию описей дел. Следовательно, в нашем примере, поскольку речь идет об организации негосударственной формы собственности, сводная опись дел по личному составу будет иметь № 2.

В сводной описи дел по личному составу дела должны располагаться в следующем порядке:

1. Приказы по личному составу;

2. Личные карточки уволенных работников;

3. Лицевые счета по зарплате работников;

4. Личные дела уволенных работников;

5. Акты о несчастных случаях на производстве (при наличии);

6. Невостребованные трудовые книжки.

И далее все документы с 75-летним сроком хранения: алфавитные списки и т.д.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»
№ 11/2016

Журнал «Секретарское дело» № 08/2015

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 321 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 141 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 208 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 147 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 166 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 443 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 296 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1346 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 662 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2793 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 418 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1120 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 295 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 251 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 593 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 146 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 152 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 184 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 670 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 133 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 160 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2147 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 209 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 788 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 147 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР