Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 08/2013

••• Правила приема-передачи телефонограмм



Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу


Наиболее часто используемой в практике государственных организаций формой записи информации, переданной по телефону, является телефонограмма. Этот документ — эффективный способ прямой адресной связи с нужным вам абонентом. Среди преимуществ телефонограммы необходимо отметить низкую стоимость, скорость передачи, контролируемость процесса приема-передачи.

Для эффективной работы с телефонограммами секретарь должен обладать хорошей дикцией, иметь опыт написания текста в телеграфном стиле, поскольку телефонограмма — это краткость и ясность. Также необходимо помнить, что телефонограмма должна быть услышана и записана с точностью до последней буквы.

Правила передачи телефонограммы:

· прочитать текст;

· проверить номер телефона;

· набрать номер, представиться и изложить цель звонка;

· дать время на подготовку к принятию телефонограммы;

· медленно прочитать текст телефонограммы и дать возможность абоненту его записать;

· поинтересоваться, нужно ли повторить текст;

· спросить, кто принял телефонограмму (ФИО, должность);

· проставить время передачи;

· поблагодарить и попрощаться.

Исходящая телефонограмма оформляется на общем бланке организации и имеет следующий состав обязательных реквизитов:

· наименование учреждения;

· наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

· дата;

· индекс;

· место издания или составления;

· адресат;

· заголовок (если документ печатается на бумаге формата А4; должен начинаться с имени существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об»);

· текст;

· подпись.

Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Она по возможности должна быть составлена из простых предложений. Допускается двухсоставная композиция текста: в первой части конкретизируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Как правило, текст излагается от первого лица. Например: «Напоминаем», «Сообщаем», «Прошу выслать».

Основные правила работы с телефонограммой:

· снять трубку до 4 звонка;

· представиться (назвать организацию, должность, ФИО);

· текст записывается на черновике. После принятия телефонограммы необходимо начисто переписать полученную информацию и передать ее руководителю;

· внести сведения в журнал регистрации. При необходимости поставить на контроль и проконтролировать исполнение.


•••

искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 504 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 297 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 707 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 952 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1527 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР