Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 01/2013

••• Рецензирование в Word


Екатерина Сазонова


Один из кошмаров любого секретаря, особенно того, кто работает в сфере науки и образования, — это работа над исправлениями в текстах. Исчерканные вдоль и поперек листы с примечаниями руководителя, написанными не всегда разборчивым почерком, непонятные нумерации, перестановки и дополнения могут надолго ввести в ступор. А если материал при этом незнакомый, то работа, скорее всего, затянется надолго. Еще можно вспомнить о звоночке совести, который часто раздается тогда, когда мы перепечатываем множество страниц на чистовую, оставляя после себя груды использованной впустую бумаги.

И каждый раз, продираясь сквозь дебри непонятных исправлений, современный секретарь обязательно думает: «Если я когда-нибудь стану руководителем, то делать так не буду! Все правки стану вносить еще в электронной версии документа с помощью рецензирования в приложении MS Office Word!»

Возможность электронного рецензирования документа экономит не только бумагу, но и время: ввод материала происходит значительно быстрее, чем его написание от руки; отдельные куски, над которым ведется работа, легко вырезаются, копируются и вставляются; и, наконец, над одним и тем же текстом могут одновременно работать несколько человек, после чего сведение отрецензированного варианта занимает несколько минут.

Рецензированием в MS Office Word заведует одноименная вкладка на ленте меню. Перед началом работы с материалом необходимо нажать кнопку «Исправления», находящуюся на панели «Отслеживание». С этого момента все изменения в документе будут фиксироваться. С помощью опции «Параметры исправлений», которая находится в выпадающем меню вышеупомянутой кнопки, можно настроить внешний вид рецензируемого документа: цвет исправлений, дополнений и других изменений.

Находящаяся рядом кнопка «Выноски» поможет определиться с формой выделения исправлений: можно все отображать в специальных выносках справа от текста, можно показывать исправления в теле текста, а можно вынести за рамки текста только примечания рецензента и изменения в форматировании, чтобы не получить нагромождения выносок в случае большого количества правок.

Но перед тем как настраивать выноски, стоит познакомиться с кнопкой «Показать исправления» с выпадающем меню. Она позволяет настроить отображение отрецензированных моментов, таких, как примечания, добавления и удаления, форматирование, выделение области исправлений и авторов корректировок, чтобы отрецензированные моменты были наглядно представлены. Надежнее всего в выпадающем меню проставить галочки напротив всех пунктов, чтобы ни одно изменение не ускользнуло от вашего взгляда.

Находящаяся чуть ниже кнопка «Область проверки» позволяет вывести на экран так называемую «историю» рецензирования — отдельное окно, в котором отображаются все сделанные исправления. С помощью двойного щелчка левой клавишей мыши по любому «эпизоду» можно вывести в основную рабочую зону кусок текста, содержащий именно это исправление.

Отображение изменений в документе можно также настроить с помощью выпадающего списка, расположенного над кнопками «Показать исправления» и «Область проверки».

Отдельное внимание стоит уделить примечаниям, для которых отведена отдельная панель . Они представляют собой вынесенные на поля пометки рецензента в свободной форме. Чтобы создать примечание, необходимо выделить участок, к которому оно будет относиться, нажать кнопку «Создать примечание» и в появившемся в правом поле текста «облачке» вписать нужную мысль. Перемещаться между примечаниями и удалять их помогут соответствующие кнопки на панели.

Панель «Изменения» на ленте меню предназначена в первую очередь для последнего пользователя, работающего с документом. Она позволяет рассмотреть все внесенные поправки с помощью кнопок «Назад» и «Далее» и решить, принять или же отклонить изменения. Обратите внимание на выпадающее под кнопками «Принять» и «Отклонить» меню: последние опции «Принять все изменения в документе» и «Отклонить все изменения в документе» будут особенно полезны в том случае, когда вы хотите быстро избавиться от всех знаков рецензирования и продолжить работу с обычным текстом.

Кнопка «Сравнить» предназначена для сравнения документов, в которые вносились изменения разными пользователями. Для объединения всех исправлений выберите опцию «Объединить», укажите файл-оригинал и файл с исправлениями, а затем определите, в каком документе будут отображаться изменения. После этого будет создан третий файл, в котором отразятся все исправления, внесенные в исходный текст.

Последняя кнопка — «Защита», она позволяет настроить набор ограничений на изменение документа. С помощью щелчка по ней и последующего выбора опции «Ограничить форматирование и редактирование» указываются стили, которые можно использовать, и способ редактирования, доступный другим пользователям.

Как видим, рецензировать документы в электронной версии не составляет большого труда. К тому же это существенно экономит время и ресурсы тех, кто занимается окончательным редактированием. Теперь осталось аккуратно подсказать эту идею начальнику! ;)



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_11_Q200x288.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 341 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 155 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 222 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 156 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 180 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 474 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 324 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1445 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 702 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2969 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 448 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1189 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 313 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 265 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 629 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 157 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 174 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 197 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 711 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 144 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 175 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2206 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 225 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 831 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 160 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР