Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация

Войти через социальные сети

Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 10/2012

Прямая линия «Нормативная правовая и законодательная базы по делопроизводству и архивному делу»


Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь


Скажите, пожалуйста, каково ваше мнение как практического работника о новых Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций?

Новые Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, в целом — хорошо разработанный документ. В нем учтены все те нормативно-методические документы, которые приняты в последнее время, в частности, Методические рекомендации по составлению номенклатур дел, Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. В то же время сохранены многие положения предыдущих Правил работы архивов. Однако складывается впечатление, что разрабатывали Правила люди, которые никогда не работали в архиве организации, поскольку составлены они с позиций работника государственного архива. Например, Правила определяют, что документы в архиве должны храниться в коробках или связках. Такова практика государственных архивов. Однако в архиве организации, как правило, документы хранятся в вертикальном положении в открытом формате, поскольку только в таком виде обеспечивается их оперативный поиск. В организации не всегда находятся средства для переплета всех документов, не говоря о том, чтобы изготовить коробки. Связки дел, на мой взгляд, крайне неудобны. Если в течение дня к некоторым документам сотрудники обращаются по нескольку раз, то одно только завязывание и развязывание связок отнимет много времени и ничего кроме раздражения не вызовет. Думается, что это требование должно было быть выражено в менее категоричной форме: при возможности и по усмотрению организации.

Абсолютна «далека от народа» гл. 42 Правил, в которой рассматриваются основные формы использования документов организации, в частности такие, как информирование пользователей о наличии в архиве тех или иных документов, проведение экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, публикация документов в различных формах. Действительно, названные формы использования документов характерны для государственных архивов, в которых этими работами занимаются сотрудники целого отдела, а то и двух. В архиве организации на заведующего архивом или на работника, ответственного за архив, возлагаются такие функции, как комплектование архива документами, учет документов, обеспечение их сохранности и использование. По каждому из этих направлений в государственном архиве работают самостоятельные отделы, состоящие из нескольких работников.

Таким образом, в архиве организации один сотрудник ведет несколько направлений архивной работы, он сочетает в себе все отделы государственного архива. Естественно, что все виды использования документов реализовать в архиве организации просто невозможно из-за загруженности архивиста. Кроме того, не все руководители горят желанием предать огласке информацию о составе документов своей организации. В этом просто нет необходимости. Работа архива организации в области использования документов построена не по принципу популяризации документов. Она подчинена жестким требованиям обеспечения потребителей необходимой ретроспективной информацией.

В связи с этим самыми распространенными видами использования документов в архиве организации является исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций, выдача документов во временное пользование, выдача копий необходимых документов. Если работник архива оперативно и в полном объеме выполняет все названные виды работ по использованию документов, то можно с уверенностью говорить о его высоком профессиональном уровне. По сути архив организации создается для того, чтобы обеспечить граждан и работников необходимой информацией. Этой цели подчинены все остальные виды архивной работы.

Глава 45 Правил, в которой рассматриваются вопросы учета использования документов архива, также представляется лично мне далекой от реалий архива организации, но точно передающей реалии государственного архива. Я только на мгновение представила, что было бы, если бы я строго следовала требованию Правил по поводу учета заказов на копирование документов согласно приложениям 68 и 69 Правил. Думаю, что на следующий день после этих бюрократических проволочек я не работала бы в своей организации. Ведь работники архивов организаций прекрасно знают, что документы и их копии нужны не просто сегодня, а как бы вчера, то есть срочно и сию минуту. А я, вместо того чтобы оперативно в считанные минуты выполнить просьбу сотрудника, начала бы заполнять журнал учета заказов на копирование документов.

К сожалению, в приложении к Правилам отсутствует должностная инструкция заведующему архивом организация, как это было в ранее действующем нормативном правовом акте. Я понимаю, что все положения Правил составляют суть должностной инструкции работнику архива, однако изложение ее в концентрированном виде помогло бы архивному работнику отстаивать свои права в вечной дискуссии, что он должен делать, а что возлагается на него в качестве дополнительной нагрузки, зачастую неоплачиваемой.

Подводя итог своим впечатлениям, хочу отметить в целом хороший уровень проработки некоторых тем. А также ненужную усложненность некоторых видов работ и некоторую оторванность от действительности при изложении отдельных положений. 


Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал


искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_12_Q275370.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 443 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 268 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 599 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 830 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1368 раз
 

Скачать больше документов для секретарей


ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР