Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 04/2012

••• Табель форм документов организации


Наталия Кондакова,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Эффективность деятельности любой организации в значительной степени зависит от качества и своевременной обработки информации, используемой в управлении. В современных условиях развития общества практически каждая компания сталкивается с проблемой увеличения объема документации, образующейся в ее деятельности, что приводит к необходимости ее упорядочения (в том числе за счет сокращения видового разнообразия), а также совершенствования организации работы с документами (прежде всего за счет сокращения временных затрат на их создание и обработку). И одним из наиболее эффективных методов является унификация и стандартизация.

Суть унификации заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению. Совокупность унифицированных форм документов, разработанных для документального оформления задач, стоящих перед отдельной организацией, включается в табель унифицированных форм документов. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), табель — это перечень разрешенных к применению в организации унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с отражением основных этапов их подготовки и прохождения.

На необходимость разработки табеля форм документов (как одного из путей оптимизации документооборота) организациями Республики Беларусь указано в ряде нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. Так, например, в п. 17 Инструкции по делопроизводству сказано, что для сокращения количества применяемых форм документов организация разрабатывает унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации. Тем не менее прямая обязанность это делать не установлена.

Табель является локальным нормативным правовым актом организации.

Разработка и использование табеля в деятельности организации обеспечивает:

— оптимизацию состава применяемых форм документов;

— унификацию форм документов;

— классификацию применяемых форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности или по структурным подразделениям;

— унификацию и нормативное закрепление процедуры (отдельных ее этапов) подготовки документов;

— упорядочение документационных процессов организации.

Поскольку в табель включаются наименования форм документов, разрешенных к применению в организации, а также указываются все или основные этапы их подготовки, это ограничивает возможность появления непредусмотренных видов и форм документов, позволяет регламентировать порядок работы с ними и содержание технологических этапов их обработки.

В текущей деятельности организации табель выполняет функцию справочника, который:

— содержит в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых для документирования деятельности организации;

— закрепляет этапы обработки документов, используемых при выполнении определенных функций и задач управления, состав исполнителей и распределение между ними составных элементов работы с документами.

На основании табеля выбирается форма документа, установленная для документирования определенной задачи управления, определяются лица, ответственные за подготовку конкретных документов, а также участвующие в их согласовании либо уполномоченные подписывать и утверждать соответствующие документы.

Разработка табеля осуществляется службой ДОУ организации. Но при необходимости для этого может быть создана рабочая группа, состоящая из:

— руководителя организации или его заместителя;

— работников службы ДОУ и архива организации;

— работников структурных подразделений, имеющих длительный стаж работы в организации и знающих специфику деятельности и состав документации, образующейся в деятельности соответствующих структурных подразделений.

К разработке табеля в качестве членов рабочей группы или экспертов могут привлекаться специалисты сторонних организаций.

Руководитель организации или его заместитель, курирующий вопросы ДОУ, определяет руководителя и состав рабочей группы, а также утверждает план проведения работ по разработке табеля. В плане определяются перечень работ, сроки и порядок их проведения, ответственность исполнителей по отдельным видам работ, включенным в план, форма фиксирования и представления результатов.

Разработка и внедрение табеля в практику работы организации проводится в несколько этапов:

— предпроектное обследование (сбор и анализ данных);

— отбор и унификация форм документов для включения в табель;

— составление табеля (выбор формы, определение структуры);

— согласование, утверждение табеля;

— внедрение, организация ведения табеля.

Табель составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие включенные в него формы документов и порядок их обработки по ряду признаков. Форма и структура выбираются с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при его разработке. Он также может содержать графы, отражающие сведения об адресате, лице, ответственном за контроль исполнения, тираже документа, месте хранения подлинника (первого экземпляра) и др. Перечень граф табеля зависит от глубины проводимой систематизации документов и детализации порядка работы с ними.

Подготовленный рабочей группой проект табеля подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации.

Визирование табеля осуществляется в порядке, установленном для визирования внутренних документов организации.

Утверждение может осуществляться двумя способами: посредством проставления грифа утверждения, содержащего личную подпись руководителя организации, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения). Распорядительный документ издается в случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения по внедрению и применению табеля. При утверждении посредством проставления на нем грифа утверждения он регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, формируется в самостоятельное дело, которое включается в раздел номенклатуры дел, содержащий дела службы ДОУ организации.

Утвержденный табель доводится до сведения работников организации, создающих (использующих) в своей деятельности документы, наименования форм которых включены в табель.

Для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении с табелем допускается оформлять отдельный лист ознакомления, прилагаемый к документу.

Все работники организации обязаны соблюдать требования табеля при работе с документами: использовать в своей деятельности только те виды и формы, которые включены в табель, соблюдать установленный порядок работы с ними.

Параллельно с разработкой табеля может осуществляться разработка альбома унифицированных форм документов организации, который представляет собой сборник унифицированных форм документов, составленных и оформленных в соответствии с установленными правилами.

Разработка альбома форм проводится в несколько этапов:

— определение структуры альбома форм и состава документов, включаемых в него (структура альбома форм, как правило, должна соответствовать структуре табеля);

— классификация документов в соответствии с выбранной структурой;

— включение форм в альбом;

— согласование и утверждение альбома форм.

Проект альбома форм подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации, в том числе со службой ДОУ и архивом организации, в порядке, установленном для внутренних документов организации. После согласования всех замечаний и предложений альбом форм утверждается руководителем организации.

Изменения и дополнения вносятся в альбом форм по мере необходимости в течение календарного года и вводятся в действие распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя организации. При значительных изменениях альбом форм может утверждаться в новой редакции независимо от времени года.

Формы документов, включенные в альбом форм, используются для разработки шаблонов документов в электронном виде.

искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»
№ 11/2016

Журнал «Секретарское дело» № 08/2015

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 321 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 141 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 208 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 147 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 166 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 443 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 296 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1346 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 662 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2793 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 418 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1120 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 295 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 251 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 593 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 146 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 152 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 184 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 670 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 133 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 160 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2147 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 209 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 788 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 147 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР