Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 11/2015

Копия, выписка, дубликат



Ольга Мугако,
помощник юриста


В процессе своей трудовой деятельности секретарь часто сталкивается с выдачей или предоставлением копий документов, выписок из них, дубликатов. И очень важно не только знать разницу между данными видами документов, но и четко соблюдать требования по их оформлению, чтобы они имели одинаковую юридическую силу. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформления.

Но, к сожалению, нередко возникают ситуации, когда документы не заверены или заверены неправильно. Почему так случается? Какие требования необходимо соблюдать при выдаче копий документов, выписок из них, а также дубликатов?

В соответствии с п. 3.1.29 СТБ 2059-2013 копия документа — это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом организации.

В зависимости от того, воспроизводит копия документа информацию другого документа полностью или частично, выделяют два вида копии.

1. Копия документа. Особенностью является то, что она не содержит собственноручную подпись лица, подписавшего подлинник документа, поэтому в большинстве случаев подлежит заверению. В зависимости от способа удостоверения копия документа может быть:

· заверенной копией — копией документа, на которой проставлены реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 3.1.30 СТБ 2059-2013). В соответствии с ч. 2 п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка;

· архивной копией — документом, дословно воспроизводящим машинописным, электрографическим, фотографическим или иным способом текст документа с указанием его поисковых данных (абзац 4 п. 215 Правил работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 №7);

· копией электронного документа — формой внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенной в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 №113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными актами законодательства Республики Беларусь (абзац 3 ст. 1 данного Закона);

· незаверенной копией.

2. Выписка из официального документа. Это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке (п. 3.1.31 СТБ 2059-2013). Выписка оформляется на общем бланке организации. При этом слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч. 3 п. 64 Инструкции по делопроизводству). Данный реквизит оформляется:

· на всех документах, кроме писем (ч. 2 п. 45 Инструкции по делопроизводству);

· прописными буквами без пробелов между буквами (ч. 3 п. 45 Инструкции по делопроизводству);

· от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля (ч. 2 п. 36 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41);

· на двух языках, если используется общий бланк с продольным расположением реквизитов (ч. 1 п. 30, ч. 4 п. 45 Инструкции по делопроизводству).

Если выписка из документов (в том числе из документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц) пересылается в другие организации или выдается на руки, она удостоверяется печатью организации (ч. 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству).




Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»
№ 11/2016

Журнал «Секретарское дело» № 08/2015

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 321 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 141 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 208 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 147 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 166 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 443 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 296 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1346 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 662 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2793 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 418 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1120 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 295 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 251 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 593 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 146 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 152 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 184 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 670 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 133 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 160 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2147 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 209 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 788 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 147 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР