Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 09/2015

Учет электронных документов



Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала


В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 запись в регистрационной форме учетных данных о документе называется регистрацией документов. Инструкция по делопроизводству предписывает регистрировать документы независимо от способа их создания, передачи или доставки. Следовательно, входящие, исходящие и внутренние электронные документы подлежат обязательной регистрации (кроме тех, которые внесены в список нерегистрируемых документов, утвержденный руководителем организации).

Учет электронных документов до их передачи в архив организации осуществляется централизованно службой ДОУ или же приказом руководителя организации эта обязанность возлагается на одного из работников. Нормативные документы по организации электронного документооборота допускают, что помимо централизованного учета электронных документов их учет может осуществляться в структурных подразделениях, где они создаются и обращаются. Для этого приказом руководителя организации в структурных подразделениях назначаются работники, ответственные за ведение в них делопроизводства. Среди обязанностей данных работников можно назвать осуществление учета и контроля прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителя структурного подразделения о ходе их исполнения и т.д.

Ответственность за сохранность документов и соблюдение норм и правил работы с электронными документами в организации возлагается на ее руководителя, а в структурных подразделениях — на руководителей этих подразделений. Кроме того, Инструкция по делопроизводству устанавливает, что работники организации несут персональную ответственность за сохранность документов (в том числе электронных) и выполнение требований Инструкции по делопроизводству, с которой должны быть ознакомлены в установленном порядке.

В соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.03.2010 № 11, учет документов в электронном виде и контроль их исполнения в структурных подразделениях осуществляется с помощью электронных и/или бумажных журналов учета либо учетных баз данных.

Состав учетных документов (как и непосредственно порядок их учета) должны быть четко регламентированы в локальных нормативных правовых и инструктивных актах. При этом следует учитывать, что в соответствии с Методическими рекомендациями порядок учета электронных документов в организации должен соответствовать следующим требованиям:

· определять состав учетных документов и учетных баз данных;

· закреплять последовательность выполнения работ по учету с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных, когда и кем заполняются;

· отражать взаимосвязь учета, ведущегося в структурных подразделениях, с учетом по организации в целом, в том числе определять периодичность сверки учетных документов структурных подразделений с учетными документами архива организации.

В качестве основной учетной единицы в электронном документообороте считается один документ, состоящий из одного или нескольких связанных между собой файлов. Как и при традиционном (бумажном) делопроизводстве, для документов в электронном виде основным учетным документом выступает номенклатура дел организации, которая помогает систематизировать документы, осуществлять контроль за соблюдением их сроков хранения, проводить экспертизу ценности и выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых, истекли.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»

СД_11_Q200x288.jpg

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 341 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 155 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 222 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 156 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 180 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 474 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 324 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1445 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 702 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2969 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 448 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1189 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 313 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 265 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 629 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 157 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 174 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 197 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 711 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 144 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 175 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2206 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 225 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 831 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 160 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР