Информационно-правовое агентство «Регистр»
Главная
Журналы
Деловые книги
Правовые системы
Деловые новости
Скачать
Группа компаний Регистр
логин
пароль
напомнить пароль
регистрация
Содержание свежего номера
Новости для секретаря
Архив
Все журналы агентства
 

"СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 08/2015

Оперативное хранение документов



Наталия Кондакова


Ведение делопроизводства в организации наряду с документированием информации и организацией документооборота включает также хранение документов. Выделяются 2 этапа хранения документов: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов в течение их практического использования до проведения экспертизы ценности и передачи на архивное хранение либо уничтожение. Документы, срок хранения которых превышает 10 лет, подлежат архивному хранению в архиве организации.

Пунктом 213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, установлено, что с момента заведения и до передачи в архив или уничтожения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления.

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При формировании дела необходимо соблюдать следующие правила:

· в дело должны помещаться только исполненные документы; неисполненные документы хранятся в рабочей папке исполнителя;

· в дело помещаются только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

· приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся; при большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома;

· документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения должны группироваться в дела раздельно;

· в дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел;

· в дело включается только один экземпляр каждого документа; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· дело должно содержать не более 300 листов (4 см); если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома;

· документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса) последовательности и в их сочетании.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются. Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

При заведении дела в делопроизводстве должна быть оформлена его обложка в соответствии с номенклатурой дел. При заведении дела на его обложку выносятся:

· наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование организации (полное наименование в именительном падеже согласно уставу (положению) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);

· индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; он состоит из индекса раздела номенклатуры дел (как правило, структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах этого раздела);

· заголовок дела (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения).

При необходимости в надписи на обложке вносятся уточнения:

· если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки;

· в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносят их номера, если эти дела разбивают на тома.


Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.



искать
English Обратная связь Главная Карта сайта

Журнал «Секретарское дело»
№ 11/2016

Журнал «Секретарское дело» № 08/2015

Номенклатура дел
  Номенклатура дел организации
Размер: 36.00 Кб
Скачано: 340 раз
  Оформление заголовочной части и грифа утверждения индивидуальной номенклатуры дел поселковых (сельских) Советов депутатов и исполнительных комитетов
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 155 раз
 
Описи дел
  Форма описи дел по личному составу
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 221 раз
  Форма описи дел временного хранения структурного подразделения
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 156 раз
  Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 180 раз
 
Докладные и объяснительные записки
  Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 473 раз
  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Размер: 28.00 Кб
Скачано: 319 раз
  Образец докладной записки
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 1437 раз
 
Заявления
  Образец заявления о согласии на отзыв из отпуска
Размер: 30.00 Кб
Скачано: 694 раз
  Образец заявления о предоставлении трудового отпуска
Размер: 29.50 Кб
Скачано: 2948 раз
  Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 441 раз
 
Приказы
  Пример приказа об оказании материальной помощи
Размер: 26.50 Кб
Скачано: 1183 раз
  Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 312 раз
  Приказ о создании экспертной комиссии
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 263 раз
 
Акты
  Акт приема-передачи при смене руководителя
Размер: 37.50 Кб
Скачано: 624 раз
  Акт о ликвидации
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 156 раз
  Акт об отсутствии документов в корреспонденции
Размер: 25.00 Кб
Скачано: 169 раз
 
Протоколы
  Форма протокола заседания ЭК
Размер: 26.00 Кб
Скачано: 196 раз
  Протокол общего собрания участников о ликвидации
Размер: 34.00 Кб
Скачано: 705 раз
 
Письма
  Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Размер: 27.00 Кб
Скачано: 142 раз
  Пример оформления письменного ответа гражданину
Размер: 29.00 Кб
Скачано: 171 раз
  Пример письма с предложением сотрудничества
Размер: 33.00 Кб
Скачано: 2195 раз
 
Другие документы
  Образцы написания адресов на почтовых отправлениях
К журналу № 06/2012
Размер: 1.48 Мб
Скачано: 225 раз
  Пример обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 826 раз
  Форма обложки личного дела
Размер: 25.50 Кб
Скачано: 157 раз
 
Скачать больше документов для секретарей



ГЛАВНАЯЖУРНАЛЫДЕЛОВЫЕ КНИГИ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫДЕЛОВЫЕ НОВОСТИСКАЧАТЬГРУППА КОМПАНИЙ РЕГИСТР